Kabul edelim – para almak çok bağımlılık yapabilirken, faturalandırma serbest çalışanlar, özellikle de tasarımcılar için tam bir kabus.

Bununla birlikte, serbest çalışan işin gerçeği, başarılı olmak için yalnızca tasarım becerinize değil, aynı zamanda işinizin finansal açıdan sorun yaşamadan veya müşteri tarafından hayal kırıklığı yaşamadan sorunsuz devam etmesini sağlamak için faturalandırmayı yönetme becerisine de ihtiyacınız olduğudur.

Profesyonellikten bahsediyoruz ama aslında tek ihtiyacınız olan bunu doğru yapmak. Doğru faturalama yazılımını seçmek, doğru politikaları ve ücretlendirme yöntemini uygulamak, uygun ödeme yöntemini istemek, fatura kaydını doğru yönetmek, bu makale doğru faturalandırmayı yapmanız için doğru ipuçlarını paylaşmakla ilgilidir.

Bu yüzden ipuçlarından doğru bir şekilde öğrenin, o zaman doğru ve en önemlisi profesyonel faturalandırma konusunda doğru yoldasınız.

10+ En İyi Ücretsiz Fatura Oluşturucu

1. Güvenilir faturalama araçları (veya hizmetleri) kullanma

Müşterileriniz için fatura hazırlarken yapmanız gereken ilk şey, iyi bir faturalama yazılımı seçmektir. Piyasada ikna edici faturalar oluşturmanıza yardımcı olacak çok sayıda faturalama yazılımı vardır, bu nedenle muhtemelen doğru olanı seçme konusunda endişelenmenize gerek yoktur.

Müşterilerinizi ve borçlu olduğunuz para miktarını kolayca takip etmenize yardımcı olacağından, çevrimiçi faturalandırma hizmeti kullanmak daha iyidir. Faturalama yazılımlarından bazıları ücretli, bazıları ise ücretsiz. Hangi hizmet olursa olsun kullanmaya karar verirsiniz, ihtiyacınız olan özelliklerle tüm ihtiyaçlarınızı karşıladığından emin olun.

2. Politikalarınızla gelin…

Bir müşteri için çalıştıktan sonra ödeme almak istemeniz normaldir. Ancak, gerçek dünyada tüm müşteriler zamanında ödeme yapmaz. Serbest çalışan bir grafik tasarımcı olarak, tutarın yarısını ödeyen ve sonra ortadan kaybolan inatçı müşterilerle karşılaşacaksınız. Müşterilerinizden bazıları size ödeme yapmayı bile reddedecek.

Bu tür vakaların oluşumunu en aza indirmek için ödemelerle ilgili politikalar bulmanız gerekir. Faturalandırma politikanızda aşağıdaki faktörleri göz önünde bulundurabilirsiniz:

  • Hangi ödeme modunu kullanacaksınız – nakit, çek veya kredi kartı?
  • Müşteri peşinat olarak ne kadar ödemelidir?
  • Herhangi bir ödeme yapmadan işe başlayacak mısınız?
  • Müşteri ödemeden önce kaç gün bekleyeceksiniz?
  • Geç ödemeler için ceza kesecek misiniz?
  • Müşteri nihai işi ne zaman alacak – ödeme yapmadan önce mi sonra mı?

Bu politikaların taşa yazılmadığını, yalnızca bir kılavuz niteliği taşıdığını unutmayın. Bir müşteriyi ağırlamak için esnek olmaya ve politikalarınızda değişiklik yapmaya zorlanacağınız durumlar olacaktır.

3. Ve politikalarınıza bağlı kalın

Müşteriler sürprizlerden hoşlanmazlar. Müşterilere, fiyatlandırma yapınız da dahil olmak üzere politikalarınız hakkında bilgi verin. Ayrıca, politikalarda herhangi bir değişiklik yapıldığında da bilgilendirilmelidirler.

faturalama politikası

Müşteriler, faturalarınızdaki herhangi bir bilgi karşısında şaşırırlarsa ödemeyi reddedebilir veya geç ödeme yapmaya meyilli olabilirler.

Serbest çalışan olarak, müşterilerinizle güven geliştirmeniz gerekir. Politikalarınızda her şeyi net bir şekilde ortaya koymak, yalnızca sizi müşteriler için daha güvenilir kılmakla kalmayacak, aynı zamanda potansiyel olarak size daha fazla iş kazandıracaktır.

4. Masraflarınızı düşünün

Fiyatlandırmanın ilk kuralının asla düşük ücret almamak olduğunu duydunuz. Bu çok doğru. Fiyatlarınız rakiplerinizin fiyatlarına uygun olmalıdır. Müşterileri çekmek için daha düşük fiyatlar teklif etmeye cesaret etmeyin.

Bunun nedeni, hizmetlerinizi düşük fiyatladıysanız, size uzun ve sıkıcı işler veren ve sonra bir kuruş bile ödemeden ortadan kaybolan ucuz müşterileri çekmeniz daha olasıdır.

Ayrıca, fiyatlandırma yönteminize karar verin. Fiyatlandırmanızı yapılan işe göre mi yoksa saate göre mi sabitleyeceğinizi belirleyin, müşteriyi bilgilendirin, böylece nasıl ücret alacağınızdan şüphe etmesinler.

5. Hizmetleri ve ücretleri dahil edin

Tüm faturalarınız, verilen hizmetleri ve tahsil edilen tutarı belirtmelidir. Bu, müşterilerin ne için ödeme yapmaları istendiğini anlamalarını kolaylaştırır.

Bu aynı zamanda size ve müşteriye daha önce ne kadar ödendiğini ve ödenmemiş tutarı izlemenize yardımcı olur, böylece ödemelerin ve tamamlanan görevlerin güncel bir kaydını tutar.

Ayrıca, serbest çalışan grafik tasarımcıların çoğunun projeye başlamadan önce müşterilerinin peşin ödeme yapmasını tercih ettiğini unutmayın. Bu nedenle, bir fatura oluştururken, ödemenin projenin tamamı için mi yoksa bir kısmı için mi olduğunu açıkça belirtin.

6. Kabul ettiğiniz ödeme yöntemleri

Müşterilerinizin, hangi ödeme hizmetlerinin sağlandığı konusunda bilgi alması gerekir.

Müşterilerinizden bazıları nakit ödeme konusunda rahat olabilirken, diğerleri çek yazmaya veya kredi kartı ödemeleri yapmaya istekli olabilir. Siz ve müşterileriniz için kabul edilebilir bir yöntem seçtiğiniz sürece sorun yok.

Ödeme metodları

Çoğu tasarımcıda PayPal kullanışlı, hızlı ve güvenli olduğu için en sevdikleri seçimdir.

7. Ödemeler ne zaman yapılacak?

Birçok serbest çalışan grafik tasarımcı, ödemeleri zamanında müşterilerine bildirmedikleri için yapılan projeler için ödeme alamamaktadır. Geç ödemelerin oluşmasını azaltmak için gönderdiğiniz her faturaya bir son tarih eklediğinizden emin olun.

Müşterileriniz güvenlikten bahsetmişken, ödemelerini her zaman zamanında yapsalar bile faturaya son tarihler eklemenin yararlı olduğunu unutmayın.

8. İletişim bilgilerinizi ekleyin

Faturanızı tasarlarken tam adınızı, adresinizi, telefon numaranızı ve e-posta adresinizi eklemeyi unutmayın. Gönderdiğiniz faturaların bazıları, ödeme yapılmadan önce birkaç kişiden geçecektir. Faturayı alan kişinin faturanın nereden olduğunu bilmesi çok daha kolaydır.

Ayrıca, birkaç konuda açıklamaya ihtiyaçları olabilir ve iletişim bilgilerinizin eklenmesi size ulaşmalarını kolaylaştırır.

iletişim detayları

İletişim bilgilerinizin faturaya dahil edilmemesi, ödeme gecikmelerine neden olabilir. Müşteriler, kayıt tutma ilkelerinin bir parçası olarak iletişim bilgilerinize de ihtiyaç duyabilir.

9. Faturalarınızı numaralandırın

Serbest çalışan olarak birçok müşteriyle uğraşmak zorunda kalacaksınız ve bu süreçte çok sayıda fatura göndereceksiniz. Bu nedenle, faturalarınızı izlemenin ve düzenlemenin bir yolunu bulmanız gerekir.

faturalarınızı numaralandırın

Yukarıda bahsedilen faturalama yazılımlarının çoğu, ödemeleri takip etmek için kullanabileceğiniz bir numaralandırma sistemi içerir.

İyi bir numaralandırma sistemi, ödemeleri izlemenize ve geç ödemeleri veya temerrüde düşen müşterileri takip etmenize olanak tanır. Burada ve orada arama yapmak veya zaten ödeme yapmış müşterilere fatura kesmek için zaman ve emekten tasarruf etmenizi sağlar.

10. Kayıt tutma

Her zaman yedeklemenin tüm iş sorunlarının kurtarıcısı olduğunu unutmayın. Bunu yapmazsanız ve fatura kaydınızı kaybederseniz, hangi müşterilerin faturalandırıldığını ve hangilerinin faturalandırılmadığını izlemenin bir yolu olmayacak kadar önemlidir.

Bir alışkanlık geliştirin, her zaman fatura kaydınızın yedeğini alın. Elinizde bir kopyası olduğu sürece, fotokopilerini çekebilir, çıktısını alabilir veya bilgisayarınızın yerel deposuna indirebilirsiniz.

Ayrıca, faturayla ilgili herhangi bir e-postayı ve mektubu saklayın, böylece bir şey olduğunda, her zaman fazladan bir referansınız olur ve onları iyi tuttuğunuz için kendinize teşekkür edersiniz.

Bonus: Takip edin

Tüm müşterileriniz faturalarınıza zamanında yanıt vermeyecektir. Son ödeme tarihi yaklaştıkça, müşterilere ödemelerini gönderip göndermediklerini kibarca sorun.

Evet, takip yaparken kibar olun çünkü bazı müşteriler ödemeye istekli olsalar da ödemeleri unutmuş olabilirler.

müşteri takibi

Son olarak, müşterileriniz tarafından gündeme getirilen fatura sorunlarıyla uğraşırken sistematik olmanız gerekir. Müşterinizin endişelerine zamanında yanıt vermek, profesyonelliğinizi yansıtır ve size daha fazla proje verme olasılığını artırır.
Bu yazıda ele aldığımız Müşterilerinize Profesyonel Bir Şekilde Faturalandırma (10 İpucu). En iyi sonuçları almak için adımları izleyin.
Bu makaleyle ilgili sorularınız veya yorumlarınız varsa bize bildirmekten çekinmeyin, mümkün olan en kısa sürede yanıt vereceğiz.