มาเผชิญหน้ากัน แม้ว่าการรับเงินอาจทำให้ติดใจได้ แต่การออกใบแจ้งหนี้เป็นฝันร้ายสำหรับนักแปลอิสระ โดยเฉพาะนักออกแบบ

อย่างไรก็ตาม ความจริงของธุรกิจฟรีแลนซ์ก็คือ คุณไม่เพียงต้องการทักษะการออกแบบเท่านั้นที่จะประสบความสำเร็จ แต่ยังต้องมีความสามารถในการจัดการการออกใบแจ้งหนี้เพื่อให้ธุรกิจของคุณดำเนินไปอย่างราบรื่นโดยไม่มีปัญหาด้านการเงิน หรือความยุ่งยากจากฝั่งลูกค้า

เราพูดถึงความเป็นมืออาชีพ แต่ที่จริงแล้ว สิ่งที่คุณต้องทำคือทำให้ถูกต้อง การเลือกซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้ที่เหมาะสม ใช้นโยบายและวิธีการเรียกเก็บเงินที่ถูกต้อง ขอวิธีการชำระเงินที่เหมาะสม จัดการสิทธิ์ในการบันทึกใบแจ้งหนี้ บทความนี้เกี่ยวกับการแบ่งปันเคล็ดลับที่เหมาะสมสำหรับคุณในการออกใบแจ้งหนี้ที่ถูกต้อง

ดังนั้นจงเรียนรู้จากเคล็ดลับที่ถูกต้อง แล้วคุณจะมาถูกทางแล้ว และที่สำคัญที่สุดคือการออกใบแจ้งหนี้อย่างมืออาชีพ

10+ เครื่องสร้างใบแจ้งหนี้ฟรีที่ดีที่สุด

1. การใช้เครื่องมือการออกใบแจ้งหนี้ (หรือบริการ) ที่เชื่อถือได้

สิ่งแรกที่คุณต้องทำในการเตรียมใบแจ้งหนี้สำหรับลูกค้าของคุณคือการเลือกซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้ที่ดี มีซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้มากมายในท้องตลาดที่จะช่วยคุณสร้างใบแจ้งหนี้ที่น่าเชื่อถือ ดังนั้นคุณอาจไม่ต้องกังวลกับการเลือกอันที่ถูกต้อง

เป็นการดีกว่าที่จะใช้บริการการออกใบแจ้งหนี้ออนไลน์เพราะจะช่วยให้คุณติดตามลูกค้าและจำนวนเงินที่คุณค้างชำระได้อย่างง่ายดาย ซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้บางตัวเป็นบริการแบบชำระเงินในขณะที่บางซอฟต์แวร์ฟรี ไม่ว่าคุณจะเลือกใช้บริการใด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าบริการตรงตามความต้องการของคุณด้วยคุณสมบัติที่คุณต้องการ

2. คิดนโยบายของคุณ…

เป็นเรื่องปกติที่จะต้องจ่ายหลังจากทำงานให้กับลูกค้า อย่างไรก็ตาม ในโลกแห่งความเป็นจริง ไม่ใช่ว่าลูกค้าทุกคนจะจ่ายเงินตรงเวลา ในฐานะนักออกแบบกราฟิกอิสระ คุณจะเจอลูกค้าที่ดื้อรั้นที่จ่ายเงินเพียงครึ่งเดียวแล้วหายไป ลูกค้าของคุณบางคนถึงกับปฏิเสธที่จะจ่ายเงินให้คุณ

เพื่อลดการเกิดกรณีดังกล่าว คุณต้องกำหนดนโยบายเกี่ยวกับการชำระเงิน คุณสามารถพิจารณาปัจจัยต่อไปนี้ในนโยบายการออกใบแจ้งหนี้ของคุณ:

  • คุณจะใช้โหมดการชำระเงินใด – เงินสด เช็ค หรือบัตรเครดิต
  • ลูกค้าควรจ่ายเงินดาวน์เท่าไหร่?
  • คุณจะเริ่มทำงานโดยไม่จ่ายเงินหรือไม่?
  • คุณจะรอกี่วันก่อนที่ลูกค้าจะชำระเงิน?
  • คุณจะกำหนดบทลงโทษสำหรับการชำระเงินล่าช้าหรือไม่?
  • ลูกค้าจะได้รับงานสุดท้ายก่อนหรือหลังชำระเงินเมื่อใด

พึงระลึกไว้เสมอว่านโยบายเหล่านี้ไม่ได้เขียนขึ้นเป็นลายลักษณ์อักษร แต่ทำหน้าที่เป็นแนวทางเท่านั้น มีบางครั้งที่คุณจะถูกบังคับให้มีความยืดหยุ่นและทำการเปลี่ยนแปลงนโยบายของคุณเพื่อรองรับลูกค้า

3. และปฏิบัติตามนโยบายของคุณ

ลูกค้าไม่ชอบเซอร์ไพรส์ แจ้งให้ลูกค้าทราบเกี่ยวกับนโยบายของคุณ รวมถึงโครงสร้างราคาของคุณ พวกเขาควรได้รับแจ้งหากมีการเปลี่ยนแปลงนโยบาย

การออกใบแจ้งหนี้-นโยบาย

ลูกค้าสามารถปฏิเสธที่จะชำระเงินหรืออาจมีแนวโน้มที่จะชำระเงินล่าช้าหากพวกเขาประหลาดใจกับข้อมูลใด ๆ ในใบแจ้งหนี้ของคุณ

ในฐานะนักแปลอิสระ คุณต้องพัฒนาความไว้วางใจกับลูกค้าของคุณ การทำให้ทุกอย่างชัดเจนในนโยบายของคุณไม่เพียงแต่ทำให้คุณมีความน่าเชื่อถือต่อลูกค้ามากขึ้นเท่านั้น แต่ยังทำให้คุณมีงานทำเพิ่มขึ้นอีกด้วย

4. คิดถึงค่าใช้จ่ายของคุณ

คุณเคยได้ยินกฎข้อแรกในการกำหนดราคาว่าอย่าคิดราคาต่ำเกินไป นี้เป็นจริงดังนั้น ราคาของคุณต้องสอดคล้องกับคู่แข่งของคุณ ไม่กล้าเสนอราคาต่ำเพื่อดึงดูดลูกค้า

เหตุผลก็คือถ้าคุณให้ราคาบริการต่ำเกินไป คุณมักจะดึงดูดลูกค้าราคาถูกที่ให้งานที่ยาวนานและน่าเบื่อหน่ายแก่คุณ แล้วหายตัวไปโดยไม่ต้องจ่ายแม้แต่สตางค์

ตัดสินใจเลือกวิธีการกำหนดราคาของคุณด้วย กำหนดว่าคุณจะแก้ไขราคาตามงานที่ทำเสร็จหรือต่อชั่วโมง แจ้งให้ลูกค้าทราบ เพื่อไม่ให้มีข้อสงสัยในการเรียกเก็บเงินของคุณ

5. รวมค่าบริการและค่าบริการ

ใบแจ้งหนี้ทั้งหมดของคุณควรระบุบริการที่ได้รับและจำนวนเงินที่เรียกเก็บ สิ่งนี้ทำให้ลูกค้าเข้าใจได้ง่ายว่าพวกเขาถูกขอให้จ่ายอะไร

สิ่งนี้จะช่วยให้คุณและลูกค้าตรวจสอบสิ่งที่ได้ชำระไปแล้วและจำนวนเงินคงค้าง ดังนั้นจึงรักษาบันทึกการชำระเงินและงานที่เสร็จสมบูรณ์เป็นปัจจุบัน

นอกจากนี้ โปรดทราบว่านักออกแบบกราฟิกอิสระส่วนใหญ่ต้องการให้ลูกค้าชำระเงินล่วงหน้าก่อนเริ่มโครงการ ดังนั้น เมื่อสร้างใบแจ้งหนี้ ให้ระบุอย่างชัดเจนว่าการชำระเงินเป็นเงินทั้งหมดหรือบางส่วนของโครงการ

6. วิธีการชำระเงินที่คุณยอมรับ

ลูกค้าของคุณต้องทราบล่วงหน้าว่ามีบริการชำระเงินใดบ้าง

ลูกค้าบางรายของคุณอาจสบายใจที่จะจ่ายเงินสด ในขณะที่คนอื่นๆ อาจเต็มใจที่จะเขียนเช็คหรือชำระเงินด้วยบัตรเครดิต ไม่เป็นไรตราบใดที่คุณเลือกวิธีการที่ยอมรับได้สำหรับคุณและลูกค้าของคุณ

วิธีการชำระเงิน

เกี่ยวกับนักออกแบบส่วนใหญ่ PayPal เป็นทางเลือกที่พวกเขาชื่นชอบเพราะสะดวก รวดเร็ว และปลอดภัย

7. การชำระเงินจะครบกำหนดเมื่อใด

นักออกแบบกราฟิกอิสระหลายคนไม่ได้รับเงินสำหรับโครงการที่ทำเสร็จเนื่องจากไม่ได้แจ้งให้ลูกค้าทราบเมื่อถึงกำหนดชำระเงิน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้รวมวันที่ครบกำหนดในใบแจ้งหนี้ทุกใบที่คุณส่งเพื่อลดการเกิดการชำระเงินล่าช้า

โปรดทราบว่าการรวมวันที่ครบกำหนดในใบแจ้งหนี้จะมีประโยชน์แม้ว่าลูกค้าของคุณจะชำระเงินตรงเวลาเสมอ โดยพูดถึงเรื่องความปลอดภัย

8. รวมรายละเอียดการติดต่อของคุณ

เมื่อออกแบบใบแจ้งหนี้ของคุณ อย่าลืมใส่ชื่อ-นามสกุล ที่อยู่ หมายเลขโทรศัพท์ และอีเมลของคุณ ใบแจ้งหนี้บางส่วนที่คุณส่งจะส่งผ่านหลายคนก่อนที่จะได้รับเงิน มันง่ายกว่ามากหากผู้ที่ได้รับใบแจ้งหนี้รู้ว่ามันมาจากไหน

นอกจากนี้ พวกเขาอาจต้องการคำชี้แจงเกี่ยวกับบางรายการ และการใส่ข้อมูลติดต่อของคุณจะช่วยให้ติดต่อคุณได้ง่ายขึ้น

รายละเอียดการติดต่อ

การไม่ใส่ข้อมูลติดต่อของคุณในใบแจ้งหนี้อาจทำให้การชำระเงินล่าช้า ลูกค้าอาจต้องการข้อมูลติดต่อของคุณซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของนโยบายการเก็บบันทึกของพวกเขา

9. ระบุหมายเลขใบแจ้งหนี้ของคุณ

ในฐานะนักแปลอิสระ คุณจะต้องติดต่อกับลูกค้าจำนวนมาก และในกระบวนการนี้ คุณจะต้องส่งใบแจ้งหนี้จำนวนมาก ดังนั้น คุณจึงต้องหาวิธีตรวจสอบและจัดระเบียบใบแจ้งหนี้ของคุณ

หมายเลข-ของคุณ-ใบแจ้งหนี้

ซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้ส่วนใหญ่ที่กล่าวถึงข้างต้นมีระบบการนับ ซึ่งคุณสามารถใช้เพื่อติดตามการชำระเงินได้

ระบบการนับที่ดีช่วยให้คุณตรวจสอบการชำระเงินและติดตามการชำระเงินล่าช้าหรือลูกค้าที่ผิดนัด ช่วยให้คุณประหยัดเวลาและความพยายามในการค้นหาที่นี่และที่นั่น หรือสิ้นสุดการออกใบแจ้งหนี้กับลูกค้าที่ชำระเงินแล้ว

10. จดบันทึก

โปรดจำไว้เสมอว่าการสำรองข้อมูลคือตัวช่วยของปัญหาทางธุรกิจทั้งหมด จำเป็นอย่างยิ่งที่หากคุณล้มเหลวในการดำเนินการและคุณสูญเสียบันทึกใบแจ้งหนี้ จะไม่สามารถติดตามได้ว่าลูกค้ารายใดได้รับการเรียกเก็บเงินแล้ว และลูกค้ารายใดไม่

สร้างนิสัย สำรองข้อมูลบันทึกใบแจ้งหนี้ของคุณเสมอ คุณสามารถถ่ายสำเนา พิมพ์ออกมา หรือดาวน์โหลดลงในที่จัดเก็บข้อมูลในเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณ ตราบใดที่คุณมีสำเนา

เก็บอีเมลและจดหมายที่เกี่ยวข้องกับใบแจ้งหนี้ไว้ด้วย ดังนั้นเมื่อมีอะไรเกิดขึ้น คุณมีข้อมูลอ้างอิงเพิ่มเติมเสมอ และคุณจะขอบคุณตัวเองที่รักษาข้อมูลเหล่านี้อย่างดี

โบนัส: ติดตามผล

ลูกค้าของคุณบางรายอาจไม่ตอบกลับใบแจ้งหนี้ของคุณตรงเวลา เมื่อถึงวันครบกำหนด โปรดสอบถามลูกค้าอย่างสุภาพว่าพวกเขาได้ชำระเงินแล้วหรือไม่

ใช่ โปรดสุภาพเมื่อทำการติดตามผล เพราะในขณะที่ลูกค้าบางรายยินดีจ่าย พวกเขาอาจลืมการชำระเงินไปได้ง่ายๆ

ติดตามผลกับลูกค้า

สุดท้ายนี้ คุณต้องเป็นระบบเมื่อต้องจัดการกับปัญหาการออกใบแจ้งหนี้ที่ลูกค้าของคุณแจ้ง การตอบสนองต่อข้อกังวลของลูกค้าของคุณทันเวลาแสดงถึงความเป็นมืออาชีพของคุณและจะเพิ่มโอกาสที่พวกเขาจะมอบโครงการให้กับคุณมากขึ้น
ในบทความนี้เราได้กล่าวถึง วิธีการออกใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าของคุณอย่างมืออาชีพ (10 เคล็ดลับ). ทำตามขั้นตอนเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด
อย่าลังเลที่จะแจ้งให้เราทราบหากคุณมีคำถามหรือความคิดเห็นเกี่ยวกับบทความนี้ เราจะตอบกลับโดยเร็วที่สุด