Låt oss inse det – även om det kan vara väldigt beroendeframkallande att ta emot pengar, är fakturering en total mardröm för frilansare, särskilt designers.

Frilansverksamhetens sanning är dock att du inte bara behöver din designförmåga för att lyckas, utan också förmågan att hantera fakturering för att hålla ditt företag smidigt utan problem från den ekonomiska sidan eller frustration från kundsidan.

Vi pratar om professionalism, men i själva verket behöver du bara göra det rätt. Att välja rätt faktureringsprogram, implementera rätt policyer och debiteringsmetod, be om rätt betalningsmetod, hantera fakturaposten rätt, den här artikeln handlar om att dela rätt tips för att du ska kunna göra rätt fakturering.

Så lär dig av tipsen rätt, då är du på rätt väg med att göra rätt och, viktigast av allt, professionell fakturering.

10+ bästa gratis fakturageneratorer

1. Använda tillförlitliga faktureringsverktyg (eller tjänster)

Det första du behöver göra när du förbereder fakturor för dina kunder är att välja bra faktureringsprogram. Det finns gott om faktureringsprogram på marknaden som hjälper dig att skapa övertygande fakturor, så du behöver förmodligen inte oroa dig för att välja rätt.

Det är bättre att använda en onlinefaktureringstjänst eftersom den hjälper dig att enkelt spåra dina kunder och hur mycket pengar du är skyldig. En del av faktureringsprogramvaran är betaltjänst medan andra är gratis. Oavsett vilken tjänst du väljer att använda, se till att den uppfyller alla dina behov med de funktioner du behöver.

2. Kom med din policy…

Det är normalt att vilja ha betalt efter att ha arbetat för en kund. Men i den verkliga världen betalar inte alla kunder i tid. Som frilansande grafisk designer kommer du att stöta på envisa kunder som betalar halva summan försvinner sedan. Vissa av dina kunder kommer till och med att vägra betala dig.

För att minimera förekomsten av sådana fall måste du komma med policyer för betalningar. Du kan ta hänsyn till följande faktorer i din faktureringspolicy:

  • Vilket betalningssätt kommer du att använda – kontanter, checkar eller kreditkort?
  • Hur mycket ska kunden betala som handpenning?
  • Kommer du att påbörja arbetet utan några betalningar?
  • Hur många dagar väntar du innan kunden betalar?
  • Kommer du att utdöma böter för sena betalningar?
  • När får kunden det slutliga arbetet – före eller efter betalning?

Tänk på att dessa policyer inte är skrivna i sten utan endast fungerar som en riktlinje. Det kommer att finnas tillfällen då du kommer att tvingas vara flexibel och göra ändringar i dina policyer för att tillgodose en kund.

3. Och håll dig till din policy

Kunder gillar inte överraskningar. Låt kunderna veta om dina policyer, inklusive din prisstruktur. De bör också informeras om några ändringar görs i policyerna.

faktureringspolicy

Kunder kan vägra att betala eller kan vara benägna att göra sena betalningar om de blir förvånade över någon information på dina fakturor.

Som frilansare måste du utveckla förtroende hos dina kunder. Att göra allt kristallklart på dina policyer kommer inte bara att göra dig mer trovärdig gentemot kunderna, det kommer också potentiellt att ge dig fler jobb.

4. Tänk på dina avgifter

Du har hört att den första regeln för prissättning är att aldrig ta underpris. Det här är så sant. Dina priser måste vara i linje med dina konkurrenters. Våga inte citera lägre priser för att locka kunder.

Anledningen är att om du underprisat dina tjänster är det mer sannolikt att du lockar billiga kunder som ger dig långa och tråkiga jobb och sedan försvinner utan att ens betala en cent.

Bestäm också din prissättningsmetod. Bestäm om du kommer att fixa din prissättning baserat på det utförda jobbet eller per timme, informera kunden så att de inte tvivlar på hur du tar betalt.

5. Inkludera tjänster och avgifter

Alla dina fakturor bör ange de tjänster som utförts och det debiterade beloppet. Detta gör det enkelt för kunderna att förstå vad de blir ombedda att betala för.

Detta kommer också att hjälpa dig och kunden att övervaka vad som redan har betalats och det utestående beloppet, och på så sätt upprätthålla ett uppdaterat register över betalningar och utförda uppgifter.

Observera dessutom att majoriteten av frilansande grafiska designers föredrar att deras kunder betalar i förskott innan projektet påbörjas. När du skapar en faktura ska du alltså tydligt ange om betalningen gäller hela eller delar av projektet.

6. Dina godkända betalningsmetoder

Dina kunder måste få reda på vilka betaltjänster som har tillhandahållits.

Vissa av dina kunder kan vara bekväma med att betala kontant, medan andra kan vara villiga att skriva checkar eller göra kreditkortsbetalningar. Det är okej så länge du väljer en metod som är acceptabel för dig och dina kunder.

Betalningsmetoder

På de flesta designers PayPal är deras favoritval eftersom det är bekvämt, snabbt och säkert.

7. När förfaller betalningarna?

Många frilansande grafiska designers misslyckas med att ta emot betalningar för gjorda projekt eftersom de inte informerar sina kunder när betalningar förfaller. Se till att inkludera ett förfallodatum på varje faktura du skickar för att minska förekomsten av sena betalningar.

Observera att det är användbart att inkludera förfallodatum på fakturan även om dina kunder alltid gör sina betalningar i tid, på tal om säkerhet.

8. Inkludera dina kontaktuppgifter

Glöm inte att ange ditt fullständiga namn, adress, telefonnummer och e-post när du utformar din faktura. Vissa av de fakturor du skickar kommer att passera flera personer innan de får betalt. Det är mycket lättare om den som tar emot fakturan vet var den kommer ifrån.

Dessutom kan de behöva förtydligande om några saker, och att inkludera din kontaktinformation gör det lättare för dem att nå dig.

kontaktuppgifter

Underlåtenhet att inkludera din kontaktinformation på fakturan kan leda till betalningsförseningar. Kunder kan också behöva din kontaktinformation som en del av deras registerföringspolicy.

9. Numrera dina fakturor

Som frilansare kommer du att ha att göra med många kunder och i processen kommer du att skicka ut massor av fakturor. Därför måste du komma på ett sätt att övervaka och organisera dina fakturor.

numrera-dina-fakturor

De flesta faktureringsprogram som nämns ovan inkluderar ett numreringssystem, som du kan använda för att hålla reda på betalningar.

Ett bra numreringssystem låter dig övervaka betalningar och hålla reda på sena betalningar eller kunder som har svikit. Det sparar dig helt enkelt tid och ansträngning att leta här och där eller slutade med att fakturera kunder som redan har betalat.

10. Att föra register

Kom alltid ihåg att backup är räddningen av alla affärsproblem. Det är så viktigt att om du misslyckas med att göra det och du tappade ditt register över fakturor, kommer det inte att finnas något sätt att spåra vilka kunder som har fakturerats och vilka som inte gör det.

Skaffa en vana, gör alltid en säkerhetskopia av din fakturapost. Du kan kopiera dem, skriva ut dem eller ladda ner dem till din dators lokala lagring, så länge du har en kopia av dem.

Lagra också alla e-postmeddelanden och brev som är relaterade till fakturan, så när något händer har du alltid en extra referens, och du kommer att tacka dig själv för att du håller dem väl.

Bonus: Gör uppföljningar

Alla dina kunder kommer inte att svara på dina fakturor i tid. När förfallodagen närmar sig, fråga artigt kunderna om de har skickat sina betalningar eller inte.

Ja, var artig när du gör uppföljningar för medan vissa kunder är villiga att betala, kunde de helt enkelt ha glömt betalningarna.

uppföljning-med-klienter

Slutligen måste du vara systematisk när du hanterar faktureringsfrågor som dina kunder tar upp. Att svara i tid på din kunds oro visar din professionalism och ökar sannolikheten för att de ger dig fler projekt.
I den här artikeln täckte vi Hur du fakturerar dina kunder professionellt (10 tips). Följ stegen för att få bästa resultat.
Tveka inte att meddela oss om du har frågor eller kommentarer till denna artikel, vi kommer att svara så snart som möjligt.