Priznajme si to – aj keď príjem peňazí môže byť veľmi návykový, fakturácia je pre freelancerov, najmä dizajnérov, totálna nočná mora.

Pravdou však je, že na to, aby ste uspeli, potrebujete nielen svoje dizajnérske schopnosti, ale aj schopnosť riadiť fakturáciu, aby váš biznis fungoval bez problémov z finančnej stránky alebo frustrácie zo strany klienta.

Hovoríme o profesionalite, ale v skutočnosti všetko, čo potrebujete, je robiť to správne. Výber správneho fakturačného softvéru, implementácia správnych zásad a spôsobu účtovania, vyžiadanie si správneho spôsobu platby, správna správa záznamov o faktúre, tento článok je o zdieľaní správnych tipov pre správnu fakturáciu.

Poučte sa teda správne z tipov, potom ste na správnej ceste pri vykonávaní správnej a hlavne profesionálnej fakturácie.

10+ najlepších bezplatných generátorov faktúr

1. Používanie spoľahlivých nástrojov na fakturáciu (alebo služieb)

Prvá vec, ktorú musíte urobiť pri príprave faktúr pre svojich klientov, je vybrať si dobrý fakturačný softvér. Na trhu je množstvo fakturačných softvérov, ktoré vám pomôžu vytvárať presvedčivé faktúry, takže s výberom toho správneho sa zrejme báť nemusíte.

Je lepšie použiť online fakturačnú službu, pretože vám pomôže ľahko sledovať vašich klientov a sumu, ktorú dlhujete. Niektoré fakturačné softvéry sú platenou službou, zatiaľ čo iné sú bezplatné. Bez ohľadu na službu, ktorú sa rozhodnete používať, uistite sa, že spĺňa všetky vaše potreby s funkciami, ktoré požadujete.

2. Príďte so svojimi zásadami…

Je normálne chcieť po práci pre klienta dostať výplatu. V reálnom svete však nie všetci klienti platia načas. Ako grafik na voľnej nohe narazíte na tvrdohlavých klientov, ktorí zaplatia polovičnú sumu, potom zmizne. Niektorí vaši klienti vám dokonca odmietnu zaplatiť.

Aby ste minimalizovali výskyt takýchto prípadov, musíte prísť so zásadami týkajúcimi sa platieb. Vo svojich zásadách fakturácie môžete zvážiť nasledujúce faktory:

  • Aký spôsob platby použijete – hotovosť, šeky alebo kreditné karty?
  • Koľko by mal klient zaplatiť ako zálohu?
  • Začnete s prácou bez akýchkoľvek platieb?
  • Koľko dní budete čakať, kým klient zaplatí?
  • Chystáte sa ukladať pokuty za oneskorené platby?
  • Kedy dostane klient finálnu prácu – pred alebo po zaplatení?

Majte na pamäti, že tieto zásady nie sú napísané v kameni, ale slúžia len ako usmernenie. Vyskytnú sa príležitosti, kedy budete nútení byť flexibilní a zmeniť svoje zásady, aby ste vyhoveli klientovi.

3. A držte sa svojich zásad

Klienti nemajú radi prekvapenia. Informujte klientov o svojich politikách vrátane cenovej štruktúry. Mali by byť tiež informovaní o akýchkoľvek zmenách v politikách.

fakturačná politika

Klienti môžu odmietnuť zaplatiť alebo môžu mať sklon k oneskoreným platbám, ak ich prekvapia akékoľvek informácie na vašich faktúrach.

Ako nezávislý pracovník si musíte u svojich klientov vybudovať dôveru. Ak vo svojich politikách urobíte všetko krištáľovo jasné, nielenže budete chvályhodnejší voči klientom, ale tiež vám to potenciálne prinesie viac pracovných miest.

4. Myslite na svoje poplatky

Počuli ste, že prvým pravidlom určovania cien je nikdy nedoplácať. Toto je pravda. Vaše ceny musia byť v súlade s cenami vašich konkurentov. Neopovážte sa uvádzať nižšie ceny, aby ste prilákali klientov.

Dôvodom je, že ak podceníte svoje služby, je pravdepodobnejšie, že prilákate lacných klientov, ktorí vám dajú dlhé a nudné práce a potom zmiznú bez toho, aby zaplatili čo i len cent.

Rozhodnite sa tiež o spôsobe tvorby cien. Rozhodnite sa, či si stanovíte cenu na základe vykonanej práce alebo na hodinu, informujte klienta, aby nemal pochybnosti o tom, ako účtujete.

5. Zahrňte služby a poplatky

Všetky vaše faktúry by mali uvádzať poskytnuté služby a účtovanú sumu. Klienti tak ľahko pochopia, za čo sa od nich žiada zaplatiť.

To tiež pomôže vám a klientovi sledovať, čo už bolo uhradené a neuhradenú sumu, a udržiavať tak aktuálnu evidenciu platieb a dokončených úloh.

Okrem toho si všimnite, že väčšina nezávislých grafických dizajnérov uprednostňuje, aby ich klienti zaplatili vopred pred začatím projektu. Pri vytváraní faktúry teda jasne uveďte, či ide o platbu za celý projekt alebo jeho časť.

6. Akceptované spôsoby platby

Vaši klienti potrebujú vedieť, aké platobné služby boli poskytnuté.

Niektorým z vašich klientov môže vyhovovať platenie v hotovosti, zatiaľ čo iní môžu byť ochotní vypisovať šeky alebo platiť kreditnou kartou. Je to v poriadku, pokiaľ si vyberiete metódu, ktorá je prijateľná pre vás a vašich klientov.

spôsob platby

Na väčšine dizajnérov PayPal je ich obľúbenou voľbou, pretože je pohodlná, rýchla a bezpečná.

7. Kedy budú platby splatné?

Mnohí grafici na voľnej nohe nedostávajú platby za vykonané projekty, pretože neinformujú svojich klientov o splatnosti platieb. Nezabudnite na každú odoslanú faktúru uviesť dátum splatnosti, aby ste znížili výskyt oneskorených platieb.

Upozorňujeme, že uvedenie dátumov splatnosti na faktúre je užitočné, aj keď vaši klienti vždy uskutočnia platby načas, hovoríme o bezpečnosti.

8. Uveďte svoje kontaktné údaje

Pri navrhovaní faktúry nezabudnite uviesť svoje celé meno, adresu, telefónne číslo a e-mail. Niektoré z vami odoslaných faktúr prejdú pred zaplatením cez niekoľko ľudí. Je to oveľa jednoduchšie, ak osoba, ktorá dostane faktúru, vie, odkiaľ je.

Môžu tiež potrebovať objasnenie niekoľkých položiek a zahrnutie vašich kontaktných informácií im uľahčí kontakt s vami.

kontaktné údaje

Neuvedenie kontaktných údajov na faktúre môže mať za následok oneskorenie platby. Klienti môžu tiež potrebovať vaše kontaktné informácie ako súčasť svojich zásad vedenia záznamov.

9. Očíslujte svoje faktúry

Ako freelancer budete musieť jednať s mnohými klientmi a počas toho budete posielať množstvo faktúr. Preto musíte prísť so spôsobom sledovania a organizácie faktúr.

číslo-vaše-faktúry

Väčšina vyššie uvedeného fakturačného softvéru obsahuje systém číslovania, ktorý môžete použiť na sledovanie platieb.

Dobrý systém číslovania vám umožňuje sledovať platby a sledovať oneskorené platby alebo klientov, ktorí zlyhali. Jednoducho vám ušetrí čas a námahu pri vyhľadávaní sem a tam alebo pri fakturácii klientom, ktorí už zaplatili.

10. Vedenie záznamu

Vždy si pamätajte, že zálohovanie je záchrancom všetkých obchodných problémov. Je to také nevyhnutné, že ak to neurobíte a stratíte evidenciu faktúr, nebude možné sledovať, ktorým klientom boli účtované a ktorým nie.

Vypestujte si zvyk, vždy si zálohujte svoje faktúry. Môžete si ich skopírovať, vytlačiť alebo stiahnuť do lokálneho úložiska vášho počítača, pokiaľ máte ich kópiu.

Uschovajte si aj všetky e-maily a listy súvisiace s faktúrou, takže keď sa čokoľvek stane, budete mať vždy referenciu navyše a poďakujete sa, že ste si ich dobre uložili.

Bonus: Vykonajte následné kroky

Nie všetci vaši klienti budú reagovať na vaše faktúry včas. Keď sa blíži dátum splatnosti, zdvorilo sa opýtajte klientov, či už poslali svoje platby alebo nie.

Áno, pri následných krokoch buďte zdvorilí, pretože aj keď sú niektorí klienti ochotní zaplatiť, mohli jednoducho zabudnúť na platby.

sledovanie s klientmi

Nakoniec musíte byť systematickí pri riešení problémov s fakturáciou, na ktoré upozornili vaši klienti. Včasná reakcia na obavy vášho klienta zobrazuje vašu profesionalitu a zvyšuje pravdepodobnosť, že vám dá viac projektov.
V tomto článku sme sa venovali Ako profesionálne fakturovať svojim klientom (10 tipov). Postupujte podľa krokov, aby ste dosiahli čo najlepšie výsledky.
Neváhajte a dajte nám vedieť, ak máte otázky alebo pripomienky k tomuto článku, odpovieme čo najskôr.