Spójrzmy prawdzie w oczy – o ile otrzymywanie pieniędzy może być bardzo uzależniające, o tyle fakturowanie to totalna zmora freelancerów, zwłaszcza projektantów.

Jednak prawda w biznesie freelancerskim polega na tym, że aby odnieść sukces, potrzebujesz nie tylko umiejętności projektowania, ale także umiejętności zarządzania fakturowaniem, aby Twoja firma działała płynnie bez problemów po stronie finansowej lub frustracji po stronie klienta.

Mówimy o profesjonalizmie, ale tak naprawdę wystarczy zrobić to dobrze. Wybierając odpowiednie oprogramowanie do fakturowania, wdrażając odpowiednie zasady i metodę obciążania, prosząc o odpowiednią metodę płatności, właściwie zarządzając zapisem faktury, ten artykuł dotyczy dzielenia się właściwymi wskazówkami dotyczącymi prawidłowego wystawiania faktur.

Ucz się więc na podstawie właściwych wskazówek, a wtedy jesteś na dobrej drodze do właściwego i, co najważniejsze, profesjonalnego wystawiania faktur.

10+ najlepszych darmowych generatorów faktur

1. Korzystanie z niezawodnych narzędzi (lub usług) do fakturowania

Pierwszą rzeczą, którą musisz zrobić przygotowując faktury dla swoich klientów, jest wybór dobrego oprogramowania do fakturowania. Na rynku dostępnych jest wiele programów do fakturowania, które pomogą Ci tworzyć przekonujące faktury, więc prawdopodobnie nie musisz się martwić o wybór właściwego.

Lepiej jest skorzystać z usługi fakturowania online, ponieważ pomoże ona łatwo śledzić klientów i kwotę należnych pieniędzy. Niektóre programy do fakturowania są usługami płatnymi, podczas gdy inne są bezpłatne. Niezależnie od usługi, z której zdecydujesz się skorzystać, upewnij się, że spełnia wszystkie Twoje potrzeby z wymaganymi funkcjami.

2. Wymyśl swoje zasady…

To normalne, że chcesz otrzymać zapłatę po pracy dla klienta. Jednak w realnym świecie nie wszyscy klienci płacą na czas. Jako niezależny grafik natkniesz się na upartych klientów, którzy płacą połowę kwoty, a następnie znikają. Niektórzy z twoich klientów nawet odmówią ci zapłaty.

Aby zminimalizować występowanie takich przypadków, musisz wymyślić zasady dotyczące płatności. W swojej polityce fakturowania możesz wziąć pod uwagę następujące czynniki:

  • Z jakiego trybu płatności skorzystasz – gotówka, czeki czy karty kredytowe?
  • Ile klient powinien wpłacić jako zadatek?
  • Rozpoczniesz pracę bez żadnych opłat?
  • Ile dni będziesz czekać, zanim klient zapłaci?
  • Czy zamierzasz nałożyć kary za opóźnienia w płatnościach?
  • Kiedy klient otrzyma pracę końcową – przed czy po dokonaniu płatności?

Należy pamiętać, że te zasady nie są wyryte w kamieniu, a jedynie stanowią wskazówkę. Będą sytuacje, w których będziesz zmuszony do elastyczności i wprowadzenia zmian w swoich zasadach, aby dostosować się do klienta.

3. I trzymaj się swoich zasad

Klienci nie lubią niespodzianek. Poinformuj klientów o swoich zasadach, w tym o strukturze cenowej. Powinni być również informowani o wszelkich zmianach w polityce.

polityka-fakturowania

Klienci mogą odmówić zapłaty lub mogą być skłonni do opóźnień w płatnościach, jeśli zaskoczą ich jakiekolwiek informacje na fakturach.

Jako freelancer musisz zdobyć zaufanie swoich klientów. Wyjaśnienie wszystkiego w swoich polisach nie tylko sprawi, że będziesz bardziej wiarygodny dla klientów, ale także potencjalnie zapewni ci więcej miejsc pracy.

4. Pomyśl o swoich opłatach

Słyszałeś, że pierwsza zasada ustalania cen to nigdy nie zaniżać. To prawda. Twoje ceny muszą być zgodne z cenami konkurencji. Nie waż się podawać niższych cen, aby przyciągnąć klientów.

Powodem jest to, że jeśli zaniżasz ceny swoich usług, jest bardziej prawdopodobne, że przyciągniesz tanich klientów, którzy dają ci długie i żmudne prace, a następnie znikają, nie płacąc nawet ani grosza.

Wybierz również metodę wyceny. Ustal, czy ustalisz cenę na podstawie wykonanej pracy, czy na godzinę, poinformuj klienta, aby nie miał wątpliwości, jak naliczasz opłatę.

5. Uwzględnij usługi i opłaty

Wszystkie faktury powinny wskazywać wykonane usługi i naliczoną kwotę. Ułatwia to klientom zrozumienie, za co są proszeni o zapłacenie.

Pomoże to również Tobie i klientowi monitorować, co już zostało zapłacone i zaległą kwotę, dzięki czemu będziesz mógł na bieżąco rejestrować płatności i wykonane zadania.

Poza tym należy pamiętać, że większość grafików freelancerów woli, aby ich klienci płacili z góry przed rozpoczęciem projektu. Dzięki temu tworząc fakturę jasno wskaż, czy płatność dotyczy całości czy części projektu.

6. Akceptowane przez Ciebie metody płatności

Twoi klienci muszą wiedzieć, jakie usługi płatnicze zostały świadczone.

Niektórzy z Twoich klientów mogą czuć się komfortowo płacąc gotówką, podczas gdy inni mogą chcieć wypisywać czeki lub dokonywać płatności kartą kredytową. Jest to w porządku, o ile wybierzesz metodę, która jest akceptowalna dla Ciebie i Twoich klientów.

Metody Płatności

Na większości projektantów PayPal to ich ulubiony wybór, ponieważ jest wygodny, szybki i bezpieczny.

7. Kiedy będą należne płatności?

Wielu niezależnych grafików nie otrzymuje płatności za wykonane projekty, ponieważ nie informuje swoich klientów o terminie płatności. Pamiętaj, aby na każdej wysyłanej fakturze umieścić termin płatności, aby ograniczyć występowanie opóźnień w płatnościach.

Pamiętaj, że umieszczanie terminów płatności na fakturze jest pomocne, nawet jeśli Twoi klienci zawsze dokonują płatności na czas, mówiąc o bezpieczeństwie.

8. Dołącz swoje dane kontaktowe

Projektując fakturę, nie zapomnij podać swoich pełnych nazwisk, adresu, numeru telefonu i adresu e-mail. Niektóre z wysyłanych faktur przechodzą przez kilka osób, zanim zostaną zapłacone. Dużo łatwiej, jeśli osoba otrzymująca fakturę wie, skąd ona pochodzi.

Ponadto mogą potrzebować wyjaśnień w kilku kwestiach, a podanie informacji kontaktowych ułatwi im skontaktowanie się z Tobą.

szczegóły kontaktu

Brak danych kontaktowych na fakturze może spowodować opóźnienia w płatnościach. Klienci mogą również potrzebować Twoich danych kontaktowych w ramach swojej polityki prowadzenia dokumentacji.

9. Numeruj swoje faktury

Jako freelancer będziesz miał do czynienia z wieloma klientami, a przy okazji wyślesz wiele faktur. Dlatego musisz wymyślić sposób monitorowania i organizowania swoich faktur.

numer-twoje-faktury

Większość oprogramowania do fakturowania, o którym mowa powyżej, zawiera system numeracji, za pomocą którego można śledzić płatności.

Dobry system numeracji pozwala monitorować płatności i śledzić opóźnienia w płatnościach lub klientów, którzy zalegają z płatnościami. To po prostu oszczędza czas i wysiłek, szukając tu i tam lub fakturując klientów, którzy już zapłacili.

10. Prowadzenie ewidencji

Zawsze pamiętaj, że kopia zapasowa jest wybawcą wszystkich problemów biznesowych. Jest to tak istotne, że jeśli tego nie zrobisz i stracisz rejestr faktur, nie będzie możliwości śledzenia, którzy klienci zostali obciążeni, a którzy nie.

Wyrób sobie nawyk, zawsze rób kopię zapasową swojej faktury. Możesz je skopiować, wydrukować lub pobrać do lokalnej pamięci swojego komputera, o ile masz ich kopię.

Przechowuj również wszelkie e-maile i listy związane z fakturą, więc gdy coś się wydarzy, zawsze będziesz mieć dodatkowe referencje i podziękujesz sobie za ich dobre zachowanie.

Bonus: wykonaj kolejne czynności

Nie wszyscy Twoi klienci odpowiedzą na Twoje faktury na czas. W miarę zbliżania się terminu płatności grzecznie zapytaj klientów, czy wysłali swoje płatności.

Tak, bądź uprzejmy podczas dalszych działań, ponieważ niektórzy klienci są skłonni zapłacić, ale mogli po prostu zapomnieć o płatnościach.

follow-up-z-klientami

Wreszcie, musisz być systematyczny, gdy zajmujesz się kwestiami fakturowania zgłaszanymi przez Twoich klientów. Reagowanie w odpowiednim czasie na obawy klienta odzwierciedla Twój profesjonalizm i zwiększa prawdopodobieństwo, że zrealizuje on więcej projektów.
W tym artykule omówiliśmy Jak profesjonalnie fakturować klientów (10 wskazówek). Postępuj zgodnie z instrukcjami, aby uzyskać najlepsze wyniki.
Nie wahaj się dać nam znać, jeśli masz pytania lub komentarze dotyczące tego artykułu, odpowiemy tak szybko, jak to możliwe.