Laten we eerlijk zijn – hoewel het ontvangen van geld zeer verslavend kan zijn, is facturering een totale nachtmerrie voor freelancers, vooral ontwerpers.

De waarheid van het freelancebedrijf is echter dat u niet alleen uw ontwerpvaardigheid nodig heeft om te slagen, maar ook het vermogen om facturering te beheren om uw bedrijf soepel te laten verlopen zonder problemen van de financiële kant of frustratie van de klantzijde.

We praten over professionaliteit, maar in feite is alles wat je nodig hebt om het goed te doen. De juiste facturatiesoftware kiezen, het juiste beleid en de juiste afrekeningsmethode implementeren, de juiste betaalmethode vragen, het factuurrecord goed beheren, dit artikel gaat over het delen van de juiste tips voor u om de juiste facturering te doen.

Dus leer van de tips goed, dan ben je op de goede weg om de juiste en vooral professionele facturering te doen.

10+ beste gratis factuurgeneratoren

1. Betrouwbare facturatietools (of diensten) gebruiken

Het eerste dat u moet doen bij het opstellen van facturen voor uw klanten, is het selecteren van goede factureringssoftware. Er zijn tal van factureringssoftware op de markt waarmee u overtuigende facturen kunt maken, dus u hoeft zich waarschijnlijk geen zorgen te maken over het kiezen van de juiste.

Het is beter om een ​​online factureringsservice te gebruiken, omdat u hiermee gemakkelijk uw klanten en het bedrag dat u verschuldigd bent kunt volgen. Sommige factureringssoftware is een betaalde service, terwijl andere gratis zijn. Ongeacht de service die u besluit te gebruiken, zorg ervoor dat deze aan al uw behoeften voldoet met de functies die u nodig hebt.

2. Bedenk uw beleid…

Het is normaal dat je betaald wilt worden nadat je voor een klant hebt gewerkt. In de echte wereld betalen echter niet alle klanten op tijd. Als freelance grafisch ontwerper kom je koppige klanten tegen die de helft betalen en dan weer verdwijnen. Sommige van uw klanten zullen zelfs weigeren u te betalen.

Om het voorkomen van dergelijke gevallen tot een minimum te beperken, moet u beleid opstellen met betrekking tot betalingen. U kunt rekening houden met de volgende factoren in uw facturatiebeleid:

  • Welke betalingsmethode gebruikt u – contant, cheques of creditcards?
  • Hoeveel moet de klant als aanbetaling betalen?
  • Begint u aan de werkzaamheden zonder enige betaling?
  • Hoeveel dagen wacht u voordat de klant betaalt?
  • Gaat u boetes opleggen bij te late betalingen?
  • Wanneer ontvangt de opdrachtgever het definitieve werk – voor of na betaling?

Houd er rekening mee dat dit beleid niet in steen geschreven is, maar alleen als richtlijn dient. Er zullen gelegenheden zijn waarin u gedwongen wordt om flexibel te zijn en wijzigingen aan te brengen in uw beleid om tegemoet te komen aan een klant.

3. En houd je aan je beleid

Klanten houden niet van verrassingen. Breng de klanten op de hoogte van uw beleid, inclusief uw prijsstructuur. Ze moeten ook worden geïnformeerd als er wijzigingen in het beleid worden aangebracht.

facturatie-beleid

Klanten kunnen weigeren te betalen of zouden geneigd kunnen zijn om te laat te betalen als ze verrast worden door informatie op uw facturen.

Als freelancer moet je vertrouwen opbouwen bij je klanten. Als u alles glashelder maakt over uw polissen, wordt u niet alleen geloofwaardiger voor klanten, maar krijgt u mogelijk ook meer banen.

4. Denk aan uw kosten

Je hebt gehoord dat de eerste prijsregel is om nooit te weinig te rekenen. Dit is zo waar. Uw prijzen moeten in lijn zijn met die van uw concurrenten. Durf geen lagere prijzen te citeren om klanten aan te trekken.

De reden is dat als je je diensten te laag geprijsd hebt, je meer kans hebt om goedkope klanten aan te trekken die je lange en vervelende banen geven en dan verdwijnen zonder zelfs maar een cent te betalen.

Bepaal ook uw prijsmethode. Bepaal of u uw prijs vaststelt op basis van de uitgevoerde klus of per uur, informeer de klant, zodat ze geen twijfel hebben over hoe u factureert.

5. Inclusief services en kosten

Op al uw facturen moeten de verleende diensten en het in rekening gebrachte bedrag worden vermeld. Dit maakt het gemakkelijk voor klanten om te begrijpen waarvoor ze worden gevraagd te betalen.

Dit zal u en de klant ook helpen om te controleren wat er al is betaald en het uitstaande bedrag, en zo een actueel overzicht van betalingen en voltooide taken bij te houden.

Houd er bovendien rekening mee dat de meeste freelancer-grafisch ontwerpers er de voorkeur aan geven dat hun klanten vooraf betalen voordat ze aan het project beginnen. Geef dus bij het aanmaken van een factuur duidelijk aan of de betaling voor het gehele of een deel van het project is.

6. Uw geaccepteerde betaalmethode(n)

Uw klanten moeten op de hoogte zijn van welke betalingsdiensten zijn verleend.

Sommige van uw klanten vinden het misschien prettig om contant te betalen, terwijl anderen misschien bereid zijn cheques uit te schrijven of creditcardbetalingen te doen. Het is oké zolang je een methode kiest die acceptabel is voor jou en je klanten.

Betaalmethodes

Op de meeste ontwerpers PayPal is hun favoriete keuze omdat het handig, snel en veilig is.

7. Wanneer zijn de betalingen verschuldigd?

Veel freelance grafisch ontwerpers ontvangen geen betalingen voor uitgevoerde projecten omdat ze hun klanten niet informeren wanneer betalingen verschuldigd zijn. Zorg ervoor dat u een vervaldatum vermeldt op elke factuur die u verzendt om het optreden van te late betalingen te verminderen.

Houd er rekening mee dat het nuttig is om vervaldatums op de factuur op te nemen, zelfs als uw klanten hun betalingen altijd op tijd doen, over veiligheid gesproken.

8. Voeg uw contactgegevens toe

Vergeet bij het ontwerpen van uw factuur niet uw volledige naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres te vermelden. Sommige van de facturen die u verzendt, gaan door meerdere mensen voordat ze worden betaald. Het is veel makkelijker als degene die de factuur ontvangt weet waar deze vandaan komt.

Ze hebben mogelijk ook verduidelijking nodig over een paar items, en het opnemen van uw contactgegevens maakt het voor hen gemakkelijker om u te bereiken.

contact details

Als u uw contactgegevens niet op de factuur vermeldt, kan dit leiden tot betalingsachterstanden. Klanten hebben mogelijk ook uw contactgegevens nodig als onderdeel van hun administratiebeleid.

9. Nummer uw facturen

Als zzp’er heb je te maken met veel opdrachtgevers en daarbij verstuur je veel facturen. U moet dus een manier bedenken om uw facturen te controleren en te organiseren.

nummer-uw-facturen

De meeste van de hierboven genoemde factureringssoftware bevat een nummeringssysteem waarmee u betalingen kunt bijhouden.

Met een goed nummeringssysteem kunt u betalingen volgen en achterstallige betalingen of klanten die in gebreke blijven volgen. Het bespaart je simpelweg tijd en moeite om hier en daar te zoeken of klanten te factureren die al hebben betaald.

10. Een dossier bijhouden

Onthoud altijd dat back-up de redder is van alle zakelijke problemen. Het is zo essentieel dat als u het niet doet en u uw facturen bent kwijtgeraakt, er geen manier is om bij te houden welke klanten zijn gefactureerd en welke niet.

Maak een gewoonte, maak altijd een back-up van uw factuurrecord. U kunt ze fotokopiëren, afdrukken of downloaden naar de lokale opslag van uw computer, zolang u er een kopie van heeft.

Bewaar ook alle e-mails en brieven met betrekking tot de factuur, zodat als er iets gebeurt, u altijd een extra referentie hebt en u zult uzelf bedanken voor het goed bewaren ervan.

Bonus: maak follow-ups

Niet al uw klanten reageren op tijd op uw facturen. Als de vervaldatum nadert, vraag dan beleefd aan de klanten of ze hun betalingen al dan niet hebben verzonden.

Ja, wees beleefd bij het uitvoeren van follow-ups, want hoewel bepaalde klanten bereid zijn te betalen, kunnen ze de betalingen gewoon zijn vergeten.

follow-up-met-klanten

Ten slotte moet u systematisch te werk gaan bij het omgaan met factureringsproblemen die door uw klanten worden gesteld. Als u op tijd reageert op de zorgen van uw klant, toont u uw professionaliteit en vergroot u de kans dat ze u meer projecten geven.
In dit artikel hebben we het gehad over Hoe u uw klanten professioneel factureert (10 tips). Volg de stappen om de beste resultaten te krijgen.
Aarzel niet om ons te laten weten als je vragen of opmerkingen hebt over dit artikel, we zullen zo snel mogelijk reageren.