Ammettiamolo: mentre ricevere denaro può creare molta dipendenza, la fatturazione è un incubo totale per i liberi professionisti, in particolare i designer.

Tuttavia, la verità dell’attività freelance è che per avere successo non sono necessarie solo le tue capacità di progettazione, ma anche la capacità di gestire la fatturazione per mantenere la tua attività senza problemi dal lato finanziario o frustrazione dal lato cliente.

Si parla di professionalità, ma in realtà basta solo farlo bene. Scegliere il software di fatturazione giusto, implementare le politiche e il metodo di addebito giusti, richiedere il metodo di pagamento corretto, gestire correttamente il record della fattura, questo articolo è tutto incentrato sulla condivisione dei suggerimenti giusti per eseguire la fatturazione corretta.

Quindi impara dai suggerimenti giusti, allora sei sulla strada giusta per fare la fatturazione giusta e, soprattutto, professionale.

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1. Utilizzo di strumenti (o servizi) di fatturazione affidabili

La prima cosa che devi fare quando prepari le fatture per i tuoi clienti è selezionare un buon software di fatturazione. Ci sono molti software di fatturazione sul mercato che ti aiuteranno a creare fatture convincenti, quindi probabilmente non devi preoccuparti di scegliere quella giusta.

È meglio utilizzare un servizio di fatturazione online in quanto ti aiuterà a monitorare facilmente i tuoi clienti e l’importo che ti spetta. Alcuni dei software di fatturazione sono a pagamento mentre altri sono gratuiti. Indipendentemente dal servizio, decidi di utilizzare, assicurati che soddisfi tutte le tue esigenze con le funzionalità richieste.

2. Elabora le tue polizze…

È normale voler essere pagati dopo aver lavorato per un cliente. Tuttavia, nel mondo reale, non tutti i clienti pagano in tempo. Come grafico freelance, ti imbatterai in clienti testardi che pagano la metà dell’importo e poi scompaiono. Alcuni dei tuoi clienti si rifiuteranno persino di pagarti.

Per ridurre al minimo il verificarsi di tali casi, è necessario elaborare politiche relative ai pagamenti. Puoi considerare i seguenti fattori nella tua politica di fatturazione:

  • Quale modalità di pagamento utilizzerai: contanti, assegni o carte di credito?
  • Quanto dovrebbe pagare il cliente come acconto?
  • Inizierai il lavoro senza alcun pagamento?
  • Quanti giorni aspetterai prima che il cliente paghi?
  • Hai intenzione di imporre sanzioni per i ritardi di pagamento?
  • Quando il cliente riceverà il lavoro finale, prima o dopo aver effettuato i pagamenti?

Tieni presente che queste politiche non sono scritte sulla pietra ma fungono solo da linea guida. Ci saranno occasioni in cui sarai costretto a essere flessibile e ad apportare modifiche alle tue politiche per soddisfare un cliente.

3. E attieniti alle tue politiche

Ai clienti non piacciono le sorprese. Fai conoscere ai clienti le tue politiche, inclusa la struttura dei prezzi. Dovrebbero anche essere informati se vengono apportate modifiche alle politiche.

politica di fatturazione

I clienti possono rifiutarsi di pagare o potrebbero essere inclini a effettuare pagamenti in ritardo se sono sorpresi da qualsiasi informazione sulle fatture.

Come libero professionista, devi sviluppare la fiducia con i tuoi clienti. Rendere tutto chiaro sulle tue politiche non solo ti renderà più credibile per i clienti, ma ti farà anche guadagnare più posti di lavoro.

4. Pensa alle tue spese

Hai sentito che la prima regola del prezzo è non sottovalutare mai. Questo è così vero. I tuoi prezzi devono essere in linea con quelli dei tuoi concorrenti. Non osare citare prezzi più bassi per attirare i clienti.

Il motivo è che se hai sottovalutato i tuoi servizi, è più probabile che attiri clienti a basso costo che ti danno lavori lunghi e noiosi e poi scompaiono senza nemmeno pagare un centesimo.

Inoltre, decidi il tuo metodo di prezzo. Determina se fisserai i tuoi prezzi in base al lavoro svolto o all’ora, informa il cliente, in modo che non abbiano dubbi su come addebitare.

5. Includere servizi e spese

Tutte le fatture devono indicare i servizi resi e l’importo addebitato. Ciò rende facile per i clienti capire per cosa gli viene chiesto di pagare.

Ciò aiuterà anche te e il cliente a monitorare ciò che è già stato pagato e l’importo in sospeso, mantenendo così un registro aggiornato dei pagamenti e delle attività completate.

Inoltre, tieni presente che la maggior parte dei grafici freelance preferisce che i propri clienti paghino in anticipo prima di iniziare il progetto. Pertanto, quando si crea una fattura, indicare chiaramente se il pagamento è per l’intero o una parte del progetto.

6. I tuoi metodi di pagamento accettati

I tuoi clienti devono sapere quali servizi di pagamento sono stati resi.

Alcuni dei tuoi clienti potrebbero essere disposti a pagare in contanti, mentre altri potrebbero essere disposti a scrivere assegni o effettuare pagamenti con carta di credito. Va bene purché tu scelga un metodo che sia accettabile per te e per i tuoi clienti.

Modalità di pagamento

Sulla maggior parte dei designer PayPal è la loro scelta preferita in quanto è comoda, veloce e sicura.

7. Quando scadranno i pagamenti?

Molti grafici freelance non ricevono i pagamenti per i progetti realizzati poiché non informano i propri clienti quando i pagamenti sono dovuti. Assicurati di includere una data di scadenza su ogni fattura che invii per ridurre il verificarsi di ritardi nei pagamenti.

Tieni presente che includere le date di scadenza sulla fattura è utile anche se i tuoi clienti effettuano sempre i pagamenti in tempo, parlando di sicurezza.

8. Includi i tuoi dati di contatto

Quando crei la tua fattura, non dimenticare di includere i tuoi nomi completi, indirizzo, numero di telefono ed e-mail. Alcune delle fatture che invii passeranno attraverso diverse persone prima di essere pagate. È molto più facile se la persona che riceve la fattura sa da dove proviene.

Inoltre, potrebbero aver bisogno di chiarimenti su alcuni elementi e includere le tue informazioni di contatto rende più facile contattarti.

dettagli del contatto

La mancata inclusione delle informazioni di contatto nella fattura potrebbe comportare ritardi di pagamento. I clienti potrebbero anche aver bisogno delle tue informazioni di contatto come parte della loro politica di conservazione dei registri.

9. Numera le tue fatture

Come libero professionista, dovrai avere a che fare con molti clienti e, nel processo, invierai molte fatture. Pertanto, è necessario trovare un modo per monitorare e organizzare le fatture.

numera le tue fatture

La maggior parte dei software di fatturazione sopra menzionati include un sistema di numerazione, che puoi utilizzare per tenere traccia dei pagamenti.

Un buon sistema di numerazione consente di monitorare i pagamenti e tenere traccia dei ritardi di pagamento o dei clienti inadempienti. Ti fa semplicemente risparmiare tempo e fatica cercando qua e là o finisci per fatturare clienti che hanno già pagato.

10. Tenere un registro

Ricorda sempre che il backup è il salvatore di tutti i problemi aziendali. È così essenziale che se non lo fai e hai perso il record delle fatture, non ci sarà modo di tenere traccia di quali clienti sono stati fatturati e quali no.

Coltiva un’abitudine, fai sempre un backup del record delle tue fatture. Puoi fotocopiarli, stamparli o scaricarli nella memoria locale del tuo computer, purché tu ne abbia una copia.

Inoltre, memorizza qualsiasi e-mail e lettera relativa alla fattura, così quando succede qualcosa, hai sempre un riferimento in più e ti ringrazierai per averle conservate bene.

Bonus: fai follow-up

Non tutti i tuoi clienti risponderanno alle tue fatture in tempo. Con l’avvicinarsi della data di scadenza, chiedi educatamente ai clienti se hanno inviato o meno i pagamenti.

Sì, sii educato quando fai i follow-up perché mentre alcuni clienti sono disposti a pagare, potrebbero semplicemente aver dimenticato i pagamenti.

follow-up con i clienti

Infine, devi essere sistematico quando affronti i problemi di fatturazione sollevati dai tuoi clienti. Rispondere in tempo alle preoccupazioni del tuo cliente ritrae la tua professionalità e aumenterà le probabilità che ti diano più progetti.
In questo articolo, abbiamo coperto Come fatturare i tuoi clienti in modo professionale (10 consigli). Segui i passaggi per ottenere i migliori risultati.
Non esitate a farci sapere se avete domande o commenti su questo articolo, vi risponderemo il prima possibile.