Mari kita hadapi itu – meskipun menerima uang bisa sangat membuat ketagihan, faktur adalah mimpi buruk total bagi pekerja lepas, terutama desainer.

Namun, kebenaran bisnis freelance adalah bahwa Anda tidak hanya memerlukan keterampilan desain Anda untuk berhasil, tetapi juga kemampuan untuk mengelola faktur untuk menjaga bisnis Anda berjalan lancar tanpa masalah dari sisi keuangan, atau frustrasi dari sisi klien.

Kami berbicara tentang profesionalisme, tetapi pada kenyataannya, yang Anda butuhkan hanyalah melakukannya dengan benar. Memilih perangkat lunak faktur yang tepat, menerapkan kebijakan dan metode penagihan yang tepat, meminta metode pembayaran yang tepat, mengelola catatan faktur dengan benar, artikel ini adalah tentang berbagi kiat yang tepat bagi Anda untuk melakukan penagihan yang benar.

Jadi belajarlah dari tips yang benar, maka Anda berada di jalan yang benar dalam melakukan yang benar dan, yang paling penting, pembuatan faktur profesional.

10+ Generator Faktur Gratis Terbaik

1. Menggunakan alat (atau layanan) faktur yang andal

Hal pertama yang perlu Anda lakukan saat menyiapkan faktur untuk klien Anda adalah memilih perangkat lunak faktur yang baik. Ada banyak perangkat lunak faktur di pasaran yang akan membantu Anda membuat faktur yang meyakinkan, jadi Anda mungkin tidak perlu khawatir memilih yang tepat.

Lebih baik menggunakan layanan faktur online karena akan membantu Anda melacak klien Anda dengan mudah dan jumlah uang yang harus Anda bayar. Beberapa perangkat lunak faktur adalah layanan berbayar sementara yang lain gratis. Terlepas dari layanan, Anda memutuskan untuk menggunakan, pastikan itu memenuhi semua kebutuhan Anda dengan fitur yang Anda butuhkan.

2. Buat kebijakan Anda…

Adalah normal untuk ingin dibayar setelah bekerja untuk klien. Namun, di dunia nyata, tidak semua klien membayar tepat waktu. Sebagai desainer grafis lepas, Anda akan menemukan klien keras kepala yang membayar setengah dari jumlah tersebut kemudian menghilang. Beberapa klien Anda bahkan akan menolak untuk membayar Anda.

Untuk meminimalkan terjadinya kasus seperti itu, Anda perlu membuat kebijakan terkait pembayaran. Anda dapat mempertimbangkan faktor-faktor berikut dalam kebijakan faktur Anda:

  • Mode pembayaran apa yang akan Anda gunakan – tunai, cek, atau kartu kredit?
  • Berapa yang harus klien bayar sebagai uang muka?
  • Apakah Anda akan memulai pekerjaan tanpa pembayaran?
  • Berapa hari Anda akan menunggu sebelum klien membayar?
  • Apakah Anda akan mengenakan denda atas keterlambatan pembayaran?
  • Kapan klien akan menerima pekerjaan akhir – sebelum atau setelah melakukan pembayaran?

Perlu diingat bahwa kebijakan ini tidak tertulis di batu tetapi hanya bertindak sebagai pedoman. Akan ada saat-saat di mana Anda akan dipaksa untuk fleksibel dan membuat perubahan pada kebijakan Anda untuk mengakomodasi klien.

3. Dan patuhi kebijakan Anda

Klien tidak suka kejutan. Beri tahu klien tentang kebijakan Anda, termasuk struktur harga Anda. Mereka juga harus diberitahu jika ada perubahan yang dibuat pada kebijakan.

kebijakan-faktur

Klien dapat menolak untuk membayar atau mungkin cenderung melakukan pembayaran terlambat jika mereka terkejut dengan informasi apa pun di faktur Anda.

Sebagai seorang freelancer, Anda perlu mengembangkan kepercayaan dengan klien Anda. Membuat semuanya menjadi jelas pada kebijakan Anda tidak hanya akan membuat Anda lebih dapat dikreditkan kepada klien, tetapi juga berpotensi memberi Anda lebih banyak pekerjaan.

4. Pikirkan tentang biaya Anda

Anda telah mendengar aturan pertama penetapan harga adalah jangan pernah membebankan biaya terlalu rendah. Ini sangat benar. Harga Anda harus sesuai dengan pesaing Anda. Jangan berani mengutip harga yang lebih rendah untuk menarik klien.

Alasannya adalah jika Anda meremehkan layanan Anda, kemungkinan besar Anda akan menarik klien murah yang memberi Anda pekerjaan yang lama dan membosankan dan kemudian menghilang tanpa membayar sepeser pun.

Juga, tentukan metode penetapan harga Anda. Tentukan apakah Anda akan menetapkan harga Anda berdasarkan pekerjaan yang dilakukan atau per jam, beri tahu klien, sehingga mereka tidak ragu tentang bagaimana Anda menagih.

5. Termasuk layanan dan biaya

Semua faktur Anda harus menunjukkan layanan yang diberikan dan jumlah yang dibebankan. Ini memudahkan klien untuk memahami apa yang diminta untuk mereka bayar.

Ini juga akan membantu Anda dan klien memantau apa yang telah dibayarkan dan jumlah terutang, sehingga mempertahankan catatan pembayaran dan tugas yang telah diselesaikan.

Selain itu, perhatikan bahwa sebagian besar desainer grafis freelancer lebih memilih klien mereka untuk membayar di muka sebelum memulai proyek. Jadi, saat membuat faktur, tunjukkan dengan jelas apakah pembayarannya untuk seluruh atau sebagian proyek.

6. Metode pembayaran yang Anda terima

Klien Anda perlu mengetahui layanan pembayaran apa yang telah diberikan.

Beberapa klien Anda mungkin merasa nyaman membayar tunai, sementara yang lain mungkin bersedia menulis cek atau melakukan pembayaran kartu kredit. Tidak apa-apa selama Anda memilih metode yang dapat diterima oleh Anda dan klien Anda.

cara Pembayaran

Pada sebagian besar desainer PayPal adalah pilihan favorit mereka karena nyaman, cepat dan aman.

7. Kapan pembayaran akan jatuh tempo?

Banyak desainer grafis lepas gagal menerima pembayaran untuk proyek yang dilakukan karena mereka tidak memberi tahu klien mereka saat pembayaran jatuh tempo. Pastikan untuk mencantumkan tanggal jatuh tempo pada setiap invoice yang Anda kirim untuk mengurangi terjadinya keterlambatan pembayaran.

Perhatikan bahwa menyertakan tanggal jatuh tempo pada faktur sangat membantu bahkan jika klien Anda selalu melakukan pembayaran tepat waktu, berbicara tentang keamanan.

8. Sertakan detail kontak Anda

Saat merancang faktur Anda, jangan lupa untuk menyertakan nama lengkap, alamat, nomor telepon, dan email Anda. Beberapa invoice yang Anda kirim akan melewati beberapa orang sebelum dibayar. Jauh lebih mudah jika orang yang menerima faktur tahu dari mana asalnya.

Selain itu, mereka mungkin memerlukan klarifikasi tentang beberapa item, dan menyertakan informasi kontak Anda akan memudahkan mereka untuk menghubungi Anda.

detail kontak

Kegagalan untuk menyertakan informasi kontak Anda pada faktur dapat mengakibatkan penundaan pembayaran. Klien mungkin juga memerlukan informasi kontak Anda sebagai bagian dari kebijakan penyimpanan catatan mereka.

9. Beri nomor faktur Anda

Sebagai pekerja lepas, Anda harus berurusan dengan banyak klien, dan dalam prosesnya, Anda akan mengirimkan banyak faktur. Dengan demikian, Anda perlu menemukan cara untuk memantau dan mengatur faktur Anda.

nomor-faktur-Anda

Sebagian besar perangkat lunak faktur yang disebutkan di atas menyertakan sistem penomoran, yang dapat Anda gunakan untuk melacak pembayaran.

Sistem penomoran yang baik memungkinkan Anda untuk memantau pembayaran dan melacak pembayaran yang terlambat atau klien yang gagal bayar. Ini hanya menghemat waktu dan usaha Anda mencari di sana-sini atau akhirnya menagih klien yang telah membayar.

10. Menyimpan catatan

Selalu ingat bahwa cadangan adalah penyelamat dari semua masalah bisnis. Sangat penting bahwa jika Anda gagal melakukannya dan Anda kehilangan catatan faktur, tidak akan ada cara untuk melacak klien mana yang telah ditagih, dan mana yang tidak.

Tumbuhkan kebiasaan, selalu lakukan pencadangan catatan faktur Anda. Anda dapat memfotokopinya, mencetaknya, atau mengunduhnya ke penyimpanan lokal komputer Anda, selama Anda memiliki salinannya.

Juga, simpan email dan surat apa pun yang terkait dengan faktur, sehingga ketika terjadi sesuatu, Anda selalu memiliki referensi tambahan, dan Anda akan berterima kasih kepada diri sendiri karena telah menyimpannya dengan baik.

Bonus: Lakukan tindak lanjut

Tidak semua klien Anda akan menanggapi faktur Anda tepat waktu. Saat tanggal jatuh tempo mendekat, tanyakan dengan sopan kepada klien apakah mereka telah mengirim pembayaran atau belum.

Ya, bersikaplah sopan saat melakukan tindak lanjut karena meskipun klien tertentu bersedia membayar, mereka bisa saja lupa pembayarannya.

tindak lanjut dengan klien

Terakhir, Anda harus sistematis saat menangani masalah faktur yang diajukan oleh klien Anda. Menanggapi kekhawatiran klien Anda tepat waktu menggambarkan profesionalisme Anda dan akan meningkatkan kemungkinan mereka memberi Anda lebih banyak proyek.
Dalam artikel ini, kami membahas Cara Menagih Klien Anda Secara Profesional (10 Tips). Ikuti langkah-langkahnya untuk mendapatkan hasil terbaik.
Jangan ragu untuk memberi tahu kami jika Anda memiliki pertanyaan atau komentar tentang artikel ini, kami akan merespons sesegera mungkin.