Regardons les choses en face – alors que recevoir de l’argent peut être très addictif, la facturation est un cauchemar total pour les indépendants, en particulier les designers.

Cependant, la vérité de l’entreprise indépendante est que vous avez besoin non seulement de vos compétences en conception pour réussir, mais également de la capacité de gérer la facturation pour que votre entreprise continue de fonctionner sans problèmes financiers ni frustration du côté client.

Nous parlons de professionnalisme, mais en fait, tout ce dont vous avez besoin est de bien faire les choses. Choisir le bon logiciel de facturation, mettre en œuvre les bonnes politiques et la bonne méthode de facturation, demander le bon mode de paiement, gérer correctement le dossier de facturation, cet article consiste à partager les bons conseils pour vous permettre de faire la bonne facturation.

Alors apprenez des bons conseils, alors vous êtes sur la bonne voie pour faire la bonne et, surtout, une facturation professionnelle.

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1. Utiliser des outils (ou services) de facturation fiables

La première chose que vous devez faire lors de la préparation des factures pour vos clients est de sélectionner un bon logiciel de facturation. Il existe de nombreux logiciels de facturation sur le marché qui vous aideront à créer des factures convaincantes, vous n’avez donc probablement pas à vous soucier de choisir le bon.

Il est préférable d’utiliser un service de facturation en ligne car il vous aidera à suivre facilement vos clients et le montant qui vous est dû. Certains logiciels de facturation sont des services payants tandis que d’autres sont gratuits. Quel que soit le service que vous décidez d’utiliser, assurez-vous qu’il répond à tous vos besoins avec les fonctionnalités dont vous avez besoin.

2. Élaborez vos politiques…

Il est normal de vouloir être payé après avoir travaillé pour un client. Cependant, dans le monde réel, tous les clients ne paient pas à temps. En tant que graphiste indépendant, vous rencontrerez des clients têtus qui paient la moitié du montant puis disparaissent. Certains de vos clients refuseront même de vous payer.

Pour minimiser les occurrences de tels cas, vous devez élaborer des politiques concernant les paiements. Vous pouvez prendre en compte les facteurs suivants dans votre politique de facturation :

  • Quel mode de paiement utiliserez-vous – espèces, chèques ou cartes de crédit ?
  • Combien le client doit-il payer comme acompte ?
  • Allez-vous commencer les travaux sans aucun paiement ?
  • Combien de jours allez-vous attendre avant que le client ne paie ?
  • Allez-vous imposer des pénalités pour retard de paiement ?
  • Quand le client recevra-t-il le travail final – avant ou après avoir effectué les paiements ?

Gardez à l’esprit que ces politiques ne sont pas gravées dans le marbre, mais qu’elles ne servent que de lignes directrices. Il y aura des occasions où vous serez obligé de faire preuve de souplesse et d’apporter des modifications à vos politiques pour accommoder un client.

3. Et respectez vos politiques

Les clients n’aiment pas les surprises. Informez les clients de vos politiques, y compris de votre structure de prix. Ils doivent également être informés de tout changement apporté aux politiques.

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Les clients peuvent refuser de payer ou être enclins à effectuer des retards de paiement s’ils sont surpris par une information sur vos factures.

En tant qu’indépendant, vous devez développer la confiance avec vos clients. Rendre tout clair sur vos politiques vous rendra non seulement plus crédible auprès des clients, mais vous permettra également de gagner plus d’emplois.

4. Pensez à vos frais

Vous avez entendu dire que la première règle de tarification est de ne jamais sous-facturer. C’est tellement vrai. Vos prix doivent être en ligne avec ceux de vos concurrents. N’osez pas proposer des prix plus bas pour attirer des clients.

La raison en est que si vous sous-évaluez vos services, vous êtes plus susceptible d’attirer des clients bon marché qui vous confient des travaux longs et fastidieux, puis disparaissent sans même payer un centime.

Décidez également de votre méthode de tarification. Déterminez si vous fixerez votre prix en fonction du travail effectué ou à l’heure, informez le client afin qu’il n’ait aucun doute sur la façon dont vous facturez.

5. Inclure les services et les frais

Toutes vos factures doivent indiquer les services rendus et le montant facturé. Cela permet aux clients de comprendre facilement ce qu’on leur demande de payer.

Cela vous aidera également, vous et le client, à surveiller ce qui a déjà été payé et le montant impayé, maintenant ainsi un registre à jour des paiements et des tâches terminées.

Par ailleurs, notez que la majorité des graphistes indépendants préfèrent que leurs clients paient d’avance avant de commencer le projet. Ainsi, lors de la création d’une facture, indiquez clairement si le paiement concerne la totalité ou une partie du projet.

6. Vos moyens de paiement acceptés

Vos clients doivent savoir quels services de paiement ont été rendus.

Certains de vos clients peuvent être à l’aise de payer en espèces, tandis que d’autres peuvent être disposés à faire des chèques ou à effectuer des paiements par carte de crédit. Ce n’est pas grave tant que vous choisissez une méthode acceptable pour vous et vos clients.

méthodes de payement

Sur la plupart des concepteurs PayPal est leur choix préféré car il est pratique, rapide et sécurisé.

7. Quand les paiements seront-ils dus ?

De nombreux graphistes indépendants ne reçoivent pas de paiements pour les projets réalisés car ils n’informent pas leurs clients lorsque les paiements sont dus. Assurez-vous d’inclure une date d’échéance sur chaque facture que vous envoyez afin de réduire les retards de paiement.

Notez qu’inclure les dates d’échéance sur la facture est utile même si vos clients effectuent toujours leurs paiements à temps, en parlant de sécurité.

8. Incluez vos coordonnées

Lors de la conception de votre facture, n’oubliez pas d’inclure vos noms, prénoms, adresse, numéro de téléphone et e-mail. Certaines des factures que vous envoyez passeront par plusieurs personnes avant d’être payées. C’est beaucoup plus facile si la personne qui reçoit la facture sait d’où elle vient.

De plus, ils pourraient avoir besoin de précisions sur quelques éléments, et inclure vos coordonnées leur permet de vous joindre plus facilement.

détails du contact

Le fait de ne pas inclure vos coordonnées sur la facture peut entraîner des retards de paiement. Les clients peuvent également avoir besoin de vos coordonnées dans le cadre de leur politique de tenue de dossiers.

9. Numérotez vos factures

En tant que pigiste, vous devrez traiter avec de nombreux clients et, ce faisant, vous enverrez de nombreuses factures. Ainsi, vous devez trouver un moyen de suivre et d’organiser vos factures.

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La plupart des logiciels de facturation mentionnés ci-dessus incluent un système de numérotation, que vous pouvez utiliser pour suivre les paiements.

Un bon système de numérotation vous permet de surveiller les paiements et de suivre les retards de paiement ou les clients en défaut. Cela vous fait simplement gagner du temps et des efforts pour chercher ici et là ou finit par facturer des clients qui ont déjà payé.

10. Tenir un registre

Rappelez-vous toujours que la sauvegarde est le sauveur de tous les problèmes commerciaux. C’est tellement essentiel que si vous ne le faites pas et que vous perdez votre dossier de factures, il n’y aura aucun moyen de savoir quels clients ont été facturés et lesquels ne le sont pas.

Prenez l’habitude de toujours faire une sauvegarde de votre dossier de facturation. Vous pouvez les photocopier, les imprimer ou les télécharger dans le stockage local de votre ordinateur, tant que vous en avez une copie.

Conservez également tous les e-mails et lettres liés à la facture, afin que, quand quelque chose se passe, vous ayez toujours une référence supplémentaire, et vous vous remercierez de les avoir bien conservées.

Bonus : Faire des suivis

Tous vos clients ne répondront pas à vos factures à temps. À l’approche de la date d’échéance, demandez poliment aux clients s’ils ont ou non envoyé leurs paiements.

Oui, soyez poli lors des suivis car si certains clients sont prêts à payer, ils pourraient tout simplement oublier les paiements.

suivi-clients

Enfin, vous devez être systématique face aux problèmes de facturation soulevés par vos clients. Répondre à temps aux préoccupations de votre client dépeint votre professionnalisme et augmentera la probabilité qu’il vous donne plus de projets.
Dans cet article, nous avons couvert Comment facturer vos clients de manière professionnelle (10 conseils). Suivez les étapes pour obtenir les meilleurs résultats.
N’hésitez pas à nous faire part de vos questions ou remarques sur cet article, nous vous répondrons dans les plus brefs délais.