Seamos realistas: si bien recibir dinero puede ser muy adictivo, la facturación es una pesadilla total para los trabajadores autónomos, especialmente para los diseñadores.

Sin embargo, la verdad del negocio independiente es que no solo necesita su habilidad de diseño para tener éxito, sino también la capacidad de administrar la facturación para que su negocio funcione sin problemas desde el punto de vista financiero o la frustración del lado del cliente.

Hablamos de profesionalismo, pero de hecho, todo lo que necesitas es hacerlo bien. Elegir el software de facturación correcto, implementar las políticas y el método de cobro correctos, solicitar el método de pago adecuado, administrar correctamente el registro de facturas, este artículo trata de compartir los consejos correctos para que realice la facturación correcta.

Así que aprenda de los consejos correctos, entonces estará en el camino correcto para hacer la facturación correcta y, lo que es más importante, profesional.

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1. Utilizar herramientas (o servicios) de facturación fiables

Lo primero que debe hacer al preparar facturas para sus clientes es seleccionar un buen software de facturación. Hay una gran cantidad de software de facturación en el mercado que lo ayudarán a crear facturas convincentes, por lo que probablemente no tenga que preocuparse por elegir el correcto.

Es mejor usar un servicio de facturación en línea, ya que lo ayudará a rastrear fácilmente a sus clientes y la cantidad de dinero que se le debe. Algunos de los programas de facturación son servicios de pago, mientras que otros son gratuitos. Independientemente del servicio que decida utilizar, asegúrese de que satisfaga todas sus necesidades con las funciones que necesita.

2. Elabora tus políticas…

Es normal querer que le paguen después de trabajar para un cliente. Sin embargo, en el mundo real, no todos los clientes pagan a tiempo. Como diseñador gráfico independiente, te encontrarás con clientes obstinados que pagan la mitad del monto y luego desaparecen. Algunos de sus clientes incluso se negarán a pagarle.

Para minimizar la ocurrencia de tales casos, debe elaborar políticas con respecto a los pagos. Puede considerar los siguientes factores en su política de facturación:

  • ¿Qué modo de pago utilizará: efectivo, cheques o tarjetas de crédito?
  • ¿Cuánto debe pagar el cliente como pago inicial?
  • ¿Comenzará el trabajo sin ningún pago?
  • ¿Cuántos días esperará antes de que el cliente pague?
  • ¿Van a imponer multas por pagos atrasados?
  • ¿Cuándo recibirá el cliente el trabajo final, antes o después de realizar los pagos?

Tenga en cuenta que estas políticas no están escritas en piedra, sino que solo actúan como una guía. Habrá ocasiones en las que se verá obligado a ser flexible y realizar cambios en sus políticas para acomodar a un cliente.

3. Y apégate a tus políticas

A los clientes no les gustan las sorpresas. Informe a los clientes sobre sus políticas, incluida su estructura de precios. También deben ser informados si se realizan cambios en las políticas.

política de facturación

Los clientes pueden negarse a pagar o pueden sentirse inclinados a realizar pagos atrasados ​​si se sorprenden con alguna información en sus facturas.

Como freelancer, necesitas desarrollar confianza con tus clientes. Hacer que todo sea muy claro en sus políticas no solo lo hará más acreditable para los clientes, sino que también le otorgará potencialmente más trabajos.

4. Piensa en tus cargos

Ha escuchado que la primera regla de fijación de precios es nunca cobrar de menos. Esto es tan cierto. Tus precios deben estar en línea con los de tus competidores. No se atreva a cotizar precios más bajos para atraer clientes.

La razón es que si subestimaste tus servicios, es más probable que atraigas clientes baratos que te den trabajos largos y tediosos y luego desaparezcan sin siquiera pagar un centavo.

Además, decida su método de fijación de precios. Determina si fijarás tu precio en función del trabajo realizado o por hora, informa al cliente, para que no tenga dudas sobre cómo cobras.

5. Incluir servicios y cargos

Todas sus facturas deben indicar los servicios prestados y el monto cobrado. Esto facilita que los clientes entiendan lo que se les pide que paguen.

Esto también le ayudará a usted y al cliente a monitorear lo que ya se ha pagado y el monto pendiente, manteniendo así un registro actualizado de pagos y tareas completadas.

Además, tenga en cuenta que la mayoría de los diseñadores gráficos independientes prefieren que sus clientes paguen por adelantado antes de comenzar el proyecto. Por lo tanto, al crear una factura, indique claramente si el pago es por la totalidad o parte del proyecto.

6. Sus métodos de pago aceptados

Sus clientes necesitan saber qué servicios de pago se han prestado.

Algunos de sus clientes pueden sentirse cómodos pagando en efectivo, mientras que otros pueden estar dispuestos a escribir cheques o hacer pagos con tarjeta de crédito. Está bien siempre que elija un método que sea aceptable para usted y sus clientes.

Métodos de pago

En la mayoría de los diseñadores PayPal es su opción favorita ya que es conveniente, rápido y seguro.

7. ¿Cuándo vencerán los pagos?

Muchos diseñadores gráficos independientes no reciben pagos por proyectos realizados ya que no informan a sus clientes cuándo vencen los pagos. Asegúrese de incluir una fecha de vencimiento en cada factura que envíe para reducir la ocurrencia de pagos atrasados.

Tenga en cuenta que incluir fechas de vencimiento en la factura es útil incluso si sus clientes siempre realizan sus pagos a tiempo, hablando de seguridad.

8. Incluye tus datos de contacto

Al diseñar su factura, no olvide incluir sus nombres completos, dirección, número de teléfono y correo electrónico. Algunas de las facturas que envíe pasarán por varias personas antes de recibir el pago. Es mucho más fácil si la persona que recibe la factura sabe de dónde es.

Además, es posible que necesiten aclaraciones sobre algunos elementos, e incluir su información de contacto les facilita comunicarse con usted.

Detalles de contacto

La falta de incluir su información de contacto en la factura puede resultar en retrasos en el pago. Los clientes también pueden necesitar su información de contacto como parte de su política de mantenimiento de registros.

9. Numera tus facturas

Como autónomo, tendrás que tratar con muchos clientes y, en el proceso, enviarás muchas facturas. Por lo tanto, debe idear una forma de monitorear y organizar sus facturas.

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La mayoría del software de facturación mencionado anteriormente incluye un sistema de numeración, que puede utilizar para realizar un seguimiento de los pagos.

Un buen sistema de numeración le permite controlar los pagos y realizar un seguimiento de los pagos atrasados ​​o de los clientes que han incumplido. Simplemente le ahorra tiempo y esfuerzo buscando aquí y allá o termina facturando a clientes que ya han pagado.

10. Mantener un registro

Recuerde siempre que la copia de seguridad es el salvador de todos los problemas comerciales. Es tan esencial que si no lo hace y pierde su registro de facturas, no habrá forma de rastrear a qué clientes se les ha facturado y cuáles no.

Crea un hábito, siempre haz una copia de seguridad de tu registro de facturas. Puede fotocopiarlos, imprimirlos o descargarlos en el almacenamiento local de su computadora, siempre que tenga una copia de ellos.

Además, almacene cualquier correo electrónico y carta relacionada con la factura, de modo que cuando algo suceda, siempre tenga una referencia adicional y se agradecerá por mantenerlos bien.

Bonus: Haz seguimientos

No todos sus clientes responderán sus facturas a tiempo. A medida que se acerca la fecha de vencimiento, pregunte cortésmente a los clientes si han enviado o no sus pagos.

Sí, sea cortés cuando haga seguimientos porque, si bien ciertos clientes están dispuestos a pagar, es posible que simplemente se hayan olvidado de los pagos.

seguimiento-con-clientes

Por último, debe ser sistemático al tratar los problemas de facturación planteados por sus clientes. Responder a tiempo a las inquietudes de sus clientes refleja su profesionalismo y aumentará la probabilidad de que le den más proyectos.
En este artículo, cubrimos Cómo facturar a tus clientes de forma profesional (10 consejos). Siga los pasos para obtener los mejores resultados.
No dude en hacérnoslo saber si tiene preguntas o comentarios sobre este artículo, le responderemos lo antes posible.