Seien wir ehrlich – während der Empfang von Geld sehr süchtig machen kann, ist die Rechnungsstellung ein absoluter Albtraum für Freiberufler, insbesondere für Designer.

Die Wahrheit des freiberuflichen Unternehmens ist jedoch, dass Sie nicht nur Ihre Designfähigkeiten benötigen, um erfolgreich zu sein, sondern auch die Fähigkeit, die Rechnungsstellung zu verwalten, damit Ihr Geschäft reibungslos läuft, ohne Probleme von der finanziellen Seite oder Frustration von der Kundenseite.

Wir sprechen von Professionalität, aber eigentlich müssen Sie es nur richtig machen. Die richtige Rechnungssoftware auswählen, die richtigen Richtlinien und Abrechnungsmethoden implementieren, nach der richtigen Zahlungsmethode fragen, den Rechnungsdatensatz richtig verwalten – in diesem Artikel geht es darum, Ihnen die richtigen Tipps für die richtige Rechnungsstellung zu geben.

Lernen Sie also aus den Tipps richtig, dann sind Sie bei der richtigen und vor allem professionellen Rechnungsstellung auf dem richtigen Weg.

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1. Verwendung zuverlässiger Rechnungstools (oder -dienste)

Das erste, was Sie tun müssen, wenn Sie Rechnungen für Ihre Kunden erstellen, ist die Auswahl einer guten Rechnungssoftware. Es gibt viele Rechnungssoftware auf dem Markt, mit der Sie überzeugende Rechnungen erstellen können, sodass Sie sich wahrscheinlich keine Gedanken über die Auswahl der richtigen machen müssen.

Es ist besser, einen Online-Rechnungsdienst zu verwenden, da er Ihnen hilft, Ihre Kunden und den geschuldeten Geldbetrag leicht zu verfolgen. Einige der Rechnungssoftware sind kostenpflichtige Dienste, während andere kostenlos sind. Unabhängig davon, für welchen Dienst Sie sich entscheiden, stellen Sie sicher, dass er alle Ihre Anforderungen mit den erforderlichen Funktionen erfüllt.

2. Kommen Sie mit Ihren Richtlinien…

Es ist normal, nach der Arbeit für einen Kunden bezahlt werden zu wollen. In der realen Welt zahlen jedoch nicht alle Kunden pünktlich. Als freiberuflicher Grafikdesigner triffst du auf hartnäckige Kunden, die die Hälfte des Betrags bezahlen und dann verschwinden. Einige Ihrer Kunden werden sich sogar weigern, Sie zu bezahlen.

Um das Auftreten solcher Fälle zu minimieren, müssen Sie Richtlinien für Zahlungen erstellen. Sie können die folgenden Faktoren in Ihrer Rechnungsstellung berücksichtigen:

  • Welche Zahlungsmethode werden Sie verwenden – Bargeld, Schecks oder Kreditkarten?
  • Wie viel sollte der Kunde als Anzahlung zahlen?
  • Beginnen Sie die Arbeit ohne Zahlungen?
  • Wie viele Tage werden Sie warten, bis der Kunde bezahlt?
  • Werden Sie Strafen für verspätete Zahlungen verhängen?
  • Wann erhält der Kunde die endgültige Arbeit – vor oder nach der Zahlung?

Denken Sie daran, dass diese Richtlinien nicht in Stein gemeißelt sind, sondern nur als Richtlinie dienen. Es wird Situationen geben, in denen Sie gezwungen sein werden, flexibel zu sein und Änderungen an Ihren Richtlinien vorzunehmen, um einem Kunden entgegenzukommen.

3. Und halten Sie sich an Ihre Richtlinien

Kunden mögen keine Überraschungen. Informieren Sie die Kunden über Ihre Richtlinien, einschließlich Ihrer Preisstruktur. Sie sollten auch informiert werden, wenn Änderungen an den Richtlinien vorgenommen werden.

Rechnungsstellung

Kunden können die Zahlung verweigern oder zu Zahlungsverzug neigen, wenn sie von Informationen auf Ihren Rechnungen überrascht werden.

Als Freiberufler müssen Sie Vertrauen zu Ihren Kunden aufbauen. Wenn Sie in Ihren Richtlinien alles glasklar machen, werden Sie nicht nur für Kunden glaubwürdiger, sondern Sie werden möglicherweise auch mehr Jobs erhalten.

4. Denken Sie an Ihre Gebühren

Sie haben gehört, dass die erste Regel der Preisgestaltung darin besteht, niemals zu niedrige Preise zu verlangen. Das ist so wahr. Ihre Preise müssen denen Ihrer Mitbewerber entsprechen. Wagen Sie es nicht, niedrigere Preise anzubieten, um Kunden anzulocken.

Der Grund dafür ist, dass Sie, wenn Sie Ihre Dienstleistungen unterbewertet haben, mit größerer Wahrscheinlichkeit billige Kunden anziehen, die Ihnen lange und mühsame Jobs geben und dann verschwinden, ohne auch nur einen Cent zu bezahlen.

Entscheiden Sie sich auch für Ihre Preismethode. Bestimmen Sie, ob Sie Ihre Preise basierend auf der geleisteten Arbeit oder pro Stunde festlegen, informieren Sie den Kunden, damit er keinen Zweifel daran hat, wie Sie berechnen.

5. Schließen Sie Dienstleistungen und Gebühren ein

Alle Ihre Rechnungen sollten die erbrachten Leistungen und den berechneten Betrag enthalten. Dies macht es für Kunden leicht zu verstehen, wofür sie zur Zahlung aufgefordert werden.

Dies hilft Ihnen und dem Kunden auch dabei, die bereits gezahlten und ausstehenden Beträge zu überwachen und so eine aktuelle Aufzeichnung der Zahlungen und abgeschlossenen Aufgaben zu führen.

Beachten Sie außerdem, dass die Mehrheit der freiberuflichen Grafikdesigner es vorzieht, dass ihre Kunden im Voraus bezahlen, bevor sie mit dem Projekt beginnen. Geben Sie daher bei der Erstellung einer Rechnung deutlich an, ob die Zahlung für das gesamte Projekt oder einen Teil davon gilt.

6. Ihre akzeptierte(n) Zahlungsmethode(n)

Ihre Kunden müssen sich darüber informieren, welche Zahlungsdienste erbracht wurden.

Einige Ihrer Kunden zahlen vielleicht gerne bar, während andere bereit sind, Schecks auszustellen oder Kreditkartenzahlungen vorzunehmen. Es ist in Ordnung, solange Sie eine Methode wählen, die für Sie und Ihre Kunden akzeptabel ist.

Zahlungsarten

Bei den meisten Designern PayPal ist ihre bevorzugte Wahl, da es bequem, schnell und sicher ist.

7. Wann werden Zahlungen fällig?

Viele freiberufliche Grafikdesigner erhalten keine Zahlungen für abgeschlossene Projekte, da sie ihre Kunden nicht über Fälligkeiten informieren. Stellen Sie sicher, dass Sie auf jeder von Ihnen gesendeten Rechnung ein Fälligkeitsdatum angeben, um das Auftreten von Zahlungsverzug zu reduzieren.

Beachten Sie, dass es hilfreich ist, Fälligkeitsdaten auf der Rechnung anzugeben, auch wenn Ihre Kunden ihre Zahlungen immer pünktlich leisten, wenn es um Sicherheit geht.

8. Fügen Sie Ihre Kontaktdaten hinzu

Vergessen Sie bei der Gestaltung Ihrer Rechnung nicht, Ihren vollständigen Namen, Ihre Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse anzugeben. Einige der von Ihnen gesendeten Rechnungen durchlaufen mehrere Personen, bevor sie bezahlt werden. Es ist viel einfacher, wenn die Person, die die Rechnung erhält, weiß, woher sie stammt.

Außerdem benötigen sie möglicherweise eine Klärung einiger Punkte, und die Angabe Ihrer Kontaktinformationen erleichtert es ihnen, Sie zu erreichen.

Kontaktdetails

Wenn Sie Ihre Kontaktdaten nicht auf der Rechnung angeben, kann dies zu Zahlungsverzögerungen führen. Kunden benötigen möglicherweise auch Ihre Kontaktinformationen als Teil ihrer Richtlinien zur Aufbewahrung von Aufzeichnungen.

9. Nummerieren Sie Ihre Rechnungen

Als Freiberufler haben Sie mit vielen Kunden zu tun und versenden dabei viele Rechnungen. Daher müssen Sie eine Möglichkeit finden, Ihre Rechnungen zu überwachen und zu organisieren.

Nummer-Ihre-Rechnungen

Die meisten der oben genannten Rechnungsprogramme enthalten ein Nummerierungssystem, mit dem Sie Zahlungen nachverfolgen können.

Ein gutes Nummerierungssystem ermöglicht es Ihnen, Zahlungen zu überwachen und verspätete Zahlungen oder säumige Kunden nachzuverfolgen. Es erspart Ihnen einfach Zeit und Mühe, hier und da zu suchen oder Kunden Rechnungen zu stellen, die bereits bezahlt haben.

10. Aufzeichnungen führen

Denken Sie immer daran, dass Backups der Retter aller geschäftlichen Probleme sind. Es ist so wichtig, dass es keine Möglichkeit gibt, nachzuverfolgen, welche Kunden Rechnungen erhalten haben und welche nicht.

Machen Sie es sich zur Gewohnheit, immer eine Sicherungskopie Ihres Rechnungsdatensatzes zu erstellen. Sie können sie fotokopieren, ausdrucken oder in den lokalen Speicher Ihres Computers herunterladen, solange Sie eine Kopie davon haben.

Bewahren Sie auch alle E-Mails und Briefe im Zusammenhang mit der Rechnung auf, damit Sie immer eine zusätzliche Referenz haben, wenn etwas passiert, und Sie werden sich dafür bedanken, dass Sie sie gut aufbewahrt haben.

Bonus: Machen Sie Follow-ups

Nicht alle Ihre Kunden werden rechtzeitig auf Ihre Rechnungen antworten. Wenn sich das Fälligkeitsdatum nähert, erkundigen Sie sich höflich bei den Kunden, ob sie ihre Zahlungen gesendet haben oder nicht.

Ja, seien Sie höflich, wenn Sie Follow-ups durchführen, denn obwohl bestimmte Kunden bereit sind zu zahlen, könnten sie die Zahlungen einfach vergessen haben.

Follow-up-mit-Kunden

Schließlich müssen Sie beim Umgang mit Rechnungsproblemen, die von Ihren Kunden angesprochen werden, systematisch vorgehen. Wenn Sie rechtzeitig auf die Bedenken Ihres Kunden reagieren, zeugt dies von Ihrer Professionalität und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass er Ihnen weitere Projekte erteilt.
In diesem Artikel haben wir behandelt So stellen Sie Ihren Kunden professionelle Rechnungen (10 Tipps). Befolgen Sie die Schritte, um die besten Ergebnisse zu erzielen.
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