Přiznejme si to – zatímco přijímání peněz může být velmi návykové, fakturace je pro freelancery, zejména designéry, totální noční můra.

Pravdou však je, že k úspěchu potřebujete nejen své designérské dovednosti, ale také schopnost řídit fakturaci, aby vaše podnikání šlo hladce bez problémů z finanční stránky nebo frustrace ze strany klienta.

Mluvíme o profesionalitě, ale ve skutečnosti vše, co potřebujete, je dělat to správně. Výběr správného fakturačního softwaru, implementace správných zásad a způsobu účtování, dotazování se na správnou platební metodu, správná správa fakturačních záznamů – celý tento článek je o sdílení správných tipů, jak provádět správnou fakturaci.

Poučte se tedy správně z tipů, pak jste na správné cestě k provedení správné a hlavně profesionální fakturace.

10+ nejlepších bezplatných generátorů faktur

1. Používání spolehlivých fakturačních nástrojů (nebo služeb)

První věc, kterou musíte udělat při přípravě faktur pro své klienty, je vybrat dobrý fakturační software. Na trhu je spousta fakturačních softwarů, které vám pomohou vytvořit přesvědčivé faktury, takže si s výběrem toho správného pravděpodobně nemusíte lámat hlavu.

Je lepší používat službu online fakturace, protože vám pomůže snadno sledovat vaše klienty a částku, kterou dlužíte. Některé fakturační programy jsou placené služby, zatímco jiné jsou zdarma. Bez ohledu na službu, kterou se rozhodnete používat, se ujistěte, že splňuje všechny vaše potřeby s funkcemi, které požadujete.

2. Vymyslete své zásady…

Je normální chtít po práci pro klienta dostávat výplatu. V reálném světě však ne všichni klienti platí včas. Jako grafik na volné noze narazíte na tvrdohlavé klienty, kteří zaplatí poloviční částku, pak zmizí. Někteří vaši klienti vám dokonce odmítnou zaplatit.

Chcete-li minimalizovat výskyt takových případů, musíte přijít se zásadami týkajícími se plateb. Ve svých zásadách fakturace můžete zvážit následující faktory:

  • Jaký platební režim použijete – hotovost, šeky nebo kreditní karty?
  • Kolik by měl klient zaplatit jako zálohu?
  • Zahájíte práci bez jakýchkoliv plateb?
  • Kolik dní budete čekat, než klient zaplatí?
  • Chystáte se ukládat sankce za pozdní platby?
  • Kdy klient obdrží finální dílo – před nebo po provedení plateb?

Mějte na paměti, že tyto zásady nejsou vepsány do kamene, ale slouží pouze jako vodítko. Nastanou situace, kdy budete nuceni být flexibilní a provést změny ve svých zásadách, abyste vyšli vstříc klientovi.

3. A držte se svých zásad

Klienti nemají rádi překvapení. Dejte klientům vědět o svých zásadách, včetně cenové struktury. Měli by být také informováni o jakýchkoli změnách v zásadách.

fakturační politika

Klienti mohou odmítnout platbu nebo mohou mít sklon k opožděným platbám, pokud je překvapí jakákoli informace na vašich fakturách.

Jako nezávislý pracovník si musíte u svých klientů vybudovat důvěru. Učiníte-li ve svých zásadách vše křišťálově jasné, nejenže budete pro klienty důvěryhodnější, ale také vám to potenciálně přinese více pracovních míst.

4. Přemýšlejte o svých svěřencích

Slyšeli jste, že prvním pravidlem stanovování cen je nikdy podceňovat. To je pravda. Vaše ceny musí být v souladu s cenami vašich konkurentů. Neodvažujte se nabízet nižší ceny, abyste přilákali klienty.

Důvodem je, že pokud podceníte své služby, je pravděpodobnější, že přilákáte levné klienty, kteří vám dají dlouhé a nudné práce a poté zmizí, aniž by zaplatili ani cent.

Rozhodněte se také o způsobu stanovení ceny. Rozhodněte se, zda stanovíte cenu na základě provedené práce nebo za hodinu, informujte klienta, aby neměl pochyby o tom, jak účtujete.

5. Zahrňte služby a poplatky

Na všech vašich fakturách by měly být uvedeny poskytnuté služby a účtovaná částka. Klienti tak snadno pochopí, za co se po nich žádá.

To také pomůže vám a klientovi sledovat, co již bylo zaplaceno a dlužnou částku, a udržovat tak aktuální evidenci plateb a dokončených úkolů.

Kromě toho si všimněte, že většina grafiků na volné noze dává přednost tomu, aby jejich klienti zaplatili předem před zahájením projektu. Při vytváření faktury tedy jasně uveďte, zda se jedná o platbu za celý projekt nebo jeho část.

6. Vaše akceptované platební metody

Vaši klienti potřebují vědět, jaké platební služby byly poskytnuty.

Některým z vašich klientů může vyhovovat placení v hotovosti, zatímco jiní mohou být ochotni vypisovat šeky nebo provádět platby kreditní kartou. Je to v pořádku, pokud zvolíte metodu, která je přijatelná pro vás a vaše klienty.

platební metody

Na většině návrhářů PayPal je jejich oblíbenou volbou, protože je pohodlný, rychlý a bezpečný.

7. Kdy budou platby splatné?

Mnoho grafiků na volné noze neobdrží platby za provedené projekty, protože neinformují své klienty o splatnosti plateb. Nezapomeňte na každé zaslané faktuře uvést datum splatnosti, abyste snížili výskyt opožděných plateb.

Všimněte si, že uvedení data splatnosti na faktuře je užitečné, i když vaši klienti vždy provádějí platby včas, mluvíme o bezpečnosti.

8. Uveďte své kontaktní údaje

Při navrhování faktury nezapomeňte uvést své celé jméno, adresu, telefonní číslo a e-mail. Některé z odeslaných faktur projdou před zaplacením několika lidem. Je to mnohem jednodušší, když osoba, která obdrží fakturu, ví, odkud je.

Mohou také potřebovat objasnění několika položek a uvedení vašich kontaktních údajů jim usnadní kontakt s vámi.

kontaktní údaje

Neuvedení vašich kontaktních údajů na faktuře může mít za následek zpoždění platby. Klienti mohou také potřebovat vaše kontaktní údaje jako součást svých zásad uchovávání záznamů.

9. Očíslujte své faktury

Jako freelancer budete muset jednat s mnoha klienty a během toho budete rozesílat spoustu faktur. Proto musíte vymyslet způsob, jak své faktury sledovat a organizovat.

číslo-vaše-faktury

Většina výše uvedeného fakturačního softwaru obsahuje systém číslování, který můžete použít ke sledování plateb.

Dobrý systém číslování umožňuje sledovat platby a sledovat pozdní platby nebo klienty, kteří se dostali do prodlení. Jednoduše vám ušetří čas a námahu s hledáním sem a tam nebo s fakturací klientům, kteří již zaplatili.

10. Vedení záznamu

Vždy pamatujte, že zálohování je zachráncem všech obchodních problémů. Je tak zásadní, že pokud to neuděláte a ztratíte záznam o fakturách, nebude možné sledovat, kteří klienti byli vyfakturováni a kteří ne.

Vypěstujte si zvyk, vždy si zálohujte své fakturační záznamy. Můžete si je zkopírovat, vytisknout nebo stáhnout do místního úložiště vašeho počítače, pokud máte jejich kopii.

Uschovejte si také všechny e-maily a dopisy související s fakturou, takže když se cokoli stane, budete mít vždy referenci navíc a budete si děkovat, že jste je dobře uschovali.

Bonus: Provádějte sledování

Ne všichni vaši klienti budou reagovat na vaše faktury včas. S blížícím se datem splatnosti se zdvořile zeptejte klientů, zda platby odeslali či nikoli.

Ano, při následných kontrolách buďte zdvořilí, protože někteří klienti jsou sice ochotni zaplatit, ale mohli na platby jednoduše zapomenout.

sledování s klienty

A konečně, při řešení problémů s fakturací, na které upozornili vaši klienti, musíte být systematickí. Včasná reakce na obavy vašeho klienta zobrazuje vaši profesionalitu a zvýší pravděpodobnost, že vám poskytne více projektů.
V tomto článku jsme se zabývali Jak profesionálně fakturovat svým klientům (10 tipů). Chcete-li dosáhnout nejlepších výsledků, postupujte podle pokynů.
Neváhejte a dejte nám vědět, pokud máte dotazy nebo připomínky k tomuto článku, odpovíme co nejdříve.