Hãy đối mặt với nó – mặc dù việc nhận tiền có thể rất dễ gây nghiện, nhưng việc lập hóa đơn là một cơn ác mộng hoàn toàn đối với các dịch giả tự do, đặc biệt là các nhà thiết kế.

Tuy nhiên, sự thật của người kinh doanh tự do là bạn không chỉ cần kỹ năng thiết kế để thành công mà còn cả khả năng quản lý hóa đơn để giữ cho công việc kinh doanh của bạn diễn ra suôn sẻ mà không gặp rắc rối từ phía tài chính hoặc sự thất vọng từ phía khách hàng.

Chúng ta nói về sự chuyên nghiệp, nhưng trên thực tế, tất cả những gì bạn cần là làm đúng. Lựa chọn phần mềm lập hóa đơn phù hợp, thực hiện các chính sách và phương pháp tính phí phù hợp, yêu cầu phương thức thanh toán phù hợp, quản lý hồ sơ hóa đơn phù hợp, bài viết này là tất cả về chia sẻ các mẹo phù hợp để bạn thực hiện việc lập hóa đơn phù hợp.

Vì vậy, hãy học từ các mẹo đúng, sau đó bạn đang đi đúng hướng trong việc thực hiện đúng và quan trọng nhất là lập hóa đơn chuyên nghiệp.

10+ Trình tạo hóa đơn miễn phí tốt nhất

1. Sử dụng các công cụ (hoặc dịch vụ) lập hóa đơn đáng tin cậy

Điều đầu tiên bạn cần làm khi lập hóa đơn cho khách hàng là chọn phần mềm lập hóa đơn tốt. Có rất nhiều phần mềm lập hóa đơn trên thị trường sẽ giúp bạn tạo ra những hóa đơn thuyết phục, vì vậy có lẽ bạn không cần phải lo lắng về việc lựa chọn loại phù hợp.

Tốt hơn là sử dụng dịch vụ lập hóa đơn trực tuyến vì nó sẽ giúp bạn dễ dàng theo dõi khách hàng và số tiền bạn đang nợ. Một số phần mềm lập hóa đơn là dịch vụ trả phí trong khi những phần mềm khác miễn phí. Bất kể dịch vụ nào, bạn quyết định sử dụng, hãy đảm bảo nó đáp ứng mọi nhu cầu của bạn với các tính năng bạn yêu cầu.

2. Đưa ra các chính sách của bạn…

Việc muốn được trả lương sau khi làm việc cho khách hàng là điều bình thường. Tuy nhiên, trong thế giới thực, không phải khách hàng nào cũng thanh toán đúng hạn. Là một nhà thiết kế đồ họa tự do, bạn sẽ bắt gặp những khách hàng cứng đầu trả một nửa số tiền sau đó biến mất. Một số khách hàng của bạn thậm chí sẽ từ chối trả tiền cho bạn.

Để giảm thiểu những trường hợp như vậy xảy ra, bạn cần đưa ra các chính sách liên quan đến thanh toán. Bạn có thể xem xét các yếu tố sau trong chính sách lập hóa đơn của mình:

  • Bạn sẽ sử dụng phương thức thanh toán nào – tiền mặt, séc hay thẻ tín dụng?
  • Khách hàng phải trả bao nhiêu dưới dạng khoản trả trước?
  • Bạn sẽ bắt đầu công việc mà không có bất kỳ khoản thanh toán nào?
  • Bạn sẽ đợi bao nhiêu ngày trước khi khách hàng thanh toán?
  • Bạn sẽ áp dụng hình phạt cho việc thanh toán chậm?
  • Khi nào khách hàng sẽ nhận được tác phẩm cuối cùng – trước hoặc sau khi thanh toán?

Hãy nhớ rằng những chính sách này không được viết thành đá mà chỉ đóng vai trò là kim chỉ nam. Sẽ có những trường hợp bạn buộc phải linh hoạt và thực hiện các thay đổi đối với chính sách của mình để phù hợp với khách hàng.

3. Và tuân thủ các chính sách của bạn

Khách hàng không thích bất ngờ. Cho khách hàng biết về các chính sách của bạn, bao gồm cả cấu trúc giá của bạn. Họ cũng cần được thông báo nếu có bất kỳ thay đổi nào về chính sách.

chính sách hóa đơn

Khách hàng có thể từ chối thanh toán hoặc có xu hướng thanh toán muộn nếu họ ngạc nhiên trước bất kỳ thông tin nào trên hóa đơn của bạn.

Là một freelancer, bạn cần tạo dựng niềm tin với khách hàng của mình. Làm rõ ràng mọi thứ trong chính sách của bạn sẽ không chỉ khiến bạn trở nên đáng tin cậy hơn đối với khách hàng mà còn có khả năng mang lại cho bạn nhiều việc làm hơn.

4. Suy nghĩ về các khoản phí của bạn

Bạn đã nghe quy tắc định giá đầu tiên là không bao giờ tính phí thấp hơn. Đúng đấy. Giá của bạn cần phải phù hợp với giá của đối thủ cạnh tranh. Không dám báo giá thấp hơn để thu hút khách hàng.

Lý do là nếu bạn định giá thấp các dịch vụ của mình, bạn sẽ có nhiều khả năng thu hút những khách hàng giá rẻ, những người cung cấp cho bạn những công việc lâu dài và tẻ nhạt và sau đó biến mất mà không cần trả một xu.

Ngoài ra, hãy quyết định phương pháp định giá của bạn. Xác định xem bạn sẽ ấn định giá của mình dựa trên công việc đã hoàn thành hay theo giờ, thông báo cho khách hàng để họ không nghi ngờ về cách bạn tính phí.

5. Bao gồm các dịch vụ và phí

Tất cả các hóa đơn của bạn phải cho biết các dịch vụ được cung cấp và số tiền được tính. Điều này giúp khách hàng dễ dàng hiểu những gì họ được yêu cầu thanh toán.

Điều này cũng sẽ giúp bạn và khách hàng giám sát những gì đã được thanh toán và số tiền chưa thanh toán, do đó duy trì hồ sơ cập nhật về các khoản thanh toán và các nhiệm vụ đã hoàn thành.

Bên cạnh đó, lưu ý rằng phần lớn các nhà thiết kế đồ họa tự do thích khách hàng của họ trả trước trước khi bắt đầu dự án. Do đó, khi tạo hóa đơn, hãy ghi rõ khoản thanh toán là cho toàn bộ hay một phần của dự án.

6. (Các) phương thức thanh toán được chấp nhận của bạn

Khách hàng của bạn cần biết những dịch vụ thanh toán nào đã được cung cấp.

Một số khách hàng của bạn có thể thoải mái khi thanh toán tiền mặt, trong khi những người khác có thể sẵn sàng viết séc hoặc thanh toán bằng thẻ tín dụng. Miễn là bạn chọn một phương pháp có thể chấp nhận được với bạn và khách hàng của bạn.

phương thức thanh toán

Trên hầu hết các nhà thiết kế PayPal là lựa chọn yêu thích của họ vì nó thuận tiện, nhanh chóng và bảo mật.

7. Khi nào các khoản thanh toán sẽ đến hạn?

Nhiều nhà thiết kế đồ họa tự do không nhận được thanh toán cho các dự án đã thực hiện vì họ không thông báo cho khách hàng của mình khi nào đến hạn thanh toán. Đảm bảo bao gồm ngày đến hạn trên mọi hóa đơn bạn gửi để giảm việc thanh toán trễ hạn.

Lưu ý rằng việc ghi ngày đến hạn trên hóa đơn sẽ hữu ích ngay cả khi khách hàng của bạn luôn thanh toán đúng hạn, nói về bảo mật.

8. Bao gồm các chi tiết liên hệ của bạn

Khi thiết kế hóa đơn, đừng quên ghi đầy đủ tên, địa chỉ, số điện thoại và email của bạn. Một số hóa đơn bạn gửi sẽ chuyển qua nhiều người trước khi được thanh toán. Sẽ dễ dàng hơn nhiều nếu người nhận hóa đơn biết nó đến từ đâu.

Ngoài ra, họ có thể cần giải thích rõ về một số mục và bao gồm thông tin liên hệ của bạn sẽ giúp họ liên hệ với bạn dễ dàng hơn.

chi tiết liên hệ

Việc không đưa thông tin liên hệ của bạn vào hóa đơn có thể dẫn đến việc thanh toán bị chậm trễ. Khách hàng cũng có thể cần thông tin liên hệ của bạn như một phần của chính sách lưu trữ hồ sơ của họ.

9. Đánh số hóa đơn của bạn

Là một freelancer, bạn sẽ phải tiếp xúc với nhiều khách hàng và trong quá trình này, bạn sẽ gửi rất nhiều hóa đơn. Vì vậy, bạn cần phải đưa ra một cách để theo dõi và sắp xếp các hóa đơn của mình.

số-hóa-đơn của bạn

Hầu hết các phần mềm lập hóa đơn được đề cập ở trên bao gồm một hệ thống đánh số, bạn có thể sử dụng để theo dõi các khoản thanh toán.

Một hệ thống đánh số tốt cho phép bạn theo dõi các khoản thanh toán và theo dõi các khoản thanh toán trễ hoặc khách hàng đã vỡ nợ. Nó chỉ đơn giản là giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức tìm kiếm ở đây và ở đó hoặc kết thúc việc lập hóa đơn cho khách hàng đã thanh toán.

10. Lưu giữ hồ sơ

Luôn nhớ rằng sao lưu là cứu tinh của mọi rắc rối kinh doanh. Điều quan trọng là nếu bạn không thực hiện được và bị mất hồ sơ hóa đơn, sẽ không có cách nào để theo dõi khách hàng nào đã được lập hóa đơn và khách hàng nào chưa được lập hóa đơn.

Xây dựng thói quen, luôn sao lưu hồ sơ hóa đơn của bạn. Bạn có thể sao chép chúng, in ra hoặc tải chúng vào bộ nhớ cục bộ của máy tính, miễn là bạn có một bản sao của chúng.

Ngoài ra, hãy lưu trữ bất kỳ email và thư nào liên quan đến hóa đơn, để khi có bất kỳ điều gì xảy ra, bạn luôn có thêm tài liệu tham khảo và bạn sẽ cảm ơn bản thân vì đã lưu giữ chúng tốt.

Phần thưởng: Thực hiện theo dõi

Không phải tất cả khách hàng của bạn sẽ trả lời hóa đơn của bạn đúng hạn. Khi đến ngày đáo hạn, hãy lịch sự hỏi khách hàng xem họ đã gửi thanh toán hay chưa.

Vâng, hãy lịch sự khi thực hiện theo dõi bởi vì trong khi một số khách hàng sẵn sàng trả tiền, họ có thể đơn giản là quên các khoản thanh toán.

theo dõi với khách hàng

Cuối cùng, bạn cần phải có hệ thống khi giải quyết các vấn đề về lập hóa đơn do khách hàng của bạn đưa ra. Trả lời đúng lúc những mối quan tâm của khách hàng thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn và sẽ làm tăng khả năng họ giao cho bạn nhiều dự án hơn.
Trong bài viết này, chúng tôi đã đề cập đến Cách lập hóa đơn cho khách hàng của bạn một cách chuyên nghiệp (10 mẹo). Làm theo các bước để có được kết quả tốt nhất.
Đừng ngần ngại cho chúng tôi biết nếu bạn có câu hỏi hoặc nhận xét về bài viết này, chúng tôi sẽ phản hồi trong thời gian sớm nhất.